Disclaimer: Bei den in diesem Fragenkatalog erteilten Auskünften handelt es sich um rechtlich unverbindliche Hinweise.
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Hier kommt es darauf an welche Informationen aus der Markterkundung erlangt werden. Dient die Markterkundung der Schätzung des Auftragswert, dann muss die Markterkundung sehr aktuell sein.
Markterkundungen können wie folgt vorgenommen werden:
Dabei sollte beachtet werden:
Das ist empfehlenswert.
Beides ist möglich. Meistens wird die Markterkundung von der Fachabteilung durchgeführt.
Der Übergang ist fließend. Beides sollte dokumentiert werden.
Ja, das sehe ich auch so.
Die Regeln zur Schätzung des Auftragswerts finden sich in § 3 VgV oder in § 2 SektVO. Auch wenn der Auftragswert unterhalb der EU-Schwellenwerte liegt, die Regeln zur Schätzung des Auftragswerts finden sich in § 3 VgV oder in § 2 SektVO.
§ 97 Abs. 4 GWB: „Mittelständische Interessen sind bei der Vergabe öffentlicher Aufträge vornehmlich zu berücksichtigen. Leistungen sind in der Menge aufgeteilt (Teillose) und getrennt nach Art oder Fachgebiet (Fachlose) zu vergeben. Mehrere Teil- oder Fachlose dürfen zusammen vergeben werden, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern. Wird ein Unternehmen, das nicht öffentlicher Auftraggeber oder Sektorenauftraggeber ist, mit der Wahrnehmung oder Durchführung einer öffentlichen Aufgabe betraut, verpflichtet der öffentliche Auftraggeber oder Sektorenauftraggeber das Unternehmen, sofern es Unteraufträge vergibt, nach den Sätzen 1 bis 3 zu verfahren.“
OLG Düsseldorf, Verg 5/02 vom 8.5.2002: „(...) ist es dem öffentlichen Auftraggeber nämlich untersagt, den Wert eines beabsichtigten Auftrags in der Absicht zu schätzen oder aufzuteilen, ihn den Bestimmungen des Vergaberechts zu entziehen.“
Bei regelmäßig wiederkehrenden Aufträgen oder Daueraufträgen über Liefer- oder Dienstleistungen wird die Summe der Beauftragungen über 12 Monate betrachtet.
§ 3 Abs. 11: Bei Aufträgen über Liefer- oder Dienstleistungen, für die kein Gesamtpreis angegeben wird, ist Berechnungsgrundlage für den geschätzten Auftragswert
Ist ein Gesamtpreis angegeben dann gilt der Gesamtpreis. § 3 Abs. 11 Nr. 1 und Nr. 2 gelten nur für den Fall, wenn kein Gesamtpreis angegeben wird.
Lausen in: Heiermann/Zeiss/Summa, jurisPK-Vergaberecht, 6. Aufl., § 3 VgV (Stand: 12.12.2023), Rn. 118: „Ein Fall, in dem ein Auftraggeber keinen Gesamtpreis angeben kann, liegt z.B. vor, wenn zum Zeitpunkt der Einleitung des Vergabeverfahrens nicht abzuschätzen ist, welchen Umfang und welche Dauer die zu vergebende Leistung haben wird, womit von den Bietern lediglich abgefragte Stundensätze oder eine noch nicht abschließend festgelegte – nur pauschal beschriebene – Aufgabenstellung korrelieren. Gegen die Möglichkeit, einen
bestimmten Auftragswert zu benennen, kann ferner die ungewisse Dauer einer Maßnahme sprechen.“
Pünder/Schellenberg, Vergaberecht, VgV § 3 Rn. 90-96: „Bei Verträgen über Liefer- und Dienstleistungen, die über eine bestimmte oder unbestimmte Laufzeit geschlossen werden, ist zunächst danach zu fragen, ob ein Gesamtpreis angegeben werden soll. Wenn dies der Fall ist, kommt es für den Auftragswert auf den geschätzten Gesamtpreis an.“
Hier würde ich einen Mittelwert vorschlagen.
Ist 100% Preis möglich, dann muss kein Ausnahmetatbestand aufgeführt werden. Eine Begründung in der Dokumentation ist mithin entbehrlich.
Im Folgenden einige Zitate der Rechtsprechung zur Gewichtung. Das OLG Dresden spricht von in der Regel mindestens 30% Gewicht für den Preis.
OLG Dresden, Beschluss vom 05.01.2001, WVerg 0011 / 00 und WVerg 0012 / 00:„Der Senat hält insoweit einen Wertungsanteil des Angebotspreises von 30 % für eine Größenordnung, die regelmäßig nicht unterschritten werden sollte (…)“
Das OLG Düsseldorf verlangt eine ausgewogene Gewichtung ohne Marginalisierung.
OLG Düsseldorf, Beschluss vom 09.01.2013, VII – Verg 33 / 12:„ Der Preis darf weder unternoch überbewertet werden. Eine Festlegung und Gewichtung von Zuschlagskriterien, bei denen Wirtschaftlichkeitskriterien neben dem Angebotspreis nur eine marginale Rolle spielen oder der Preis eine übermäßige Bedeutung einnimmt, kann demnach gegen das Wirtschaftlichkeitsprinzip nach § 97 Abs. 5 GWB, § 16 Abs. 8 VOL/A verstoßen (Senat, Beschl. v. 21.05.2012, VII-Verg 3/12).“
Und die Vergabekammer des Bundes erkennt an, das gerade bei geringem Preisabstand der Angebote ein deutlich stärkeres Gewicht des Preises notwendig und zulässig ist.
VK Bund, Beschluss vom 14.01.2014, VK 2 – 118 / 13:„Die Gewichtung der Zuschlagskriterien Preis und Technischer Wert im Verhältnis 90:10 verstößt nicht gegen § 97 Abs. 5 GWB. […]wird vorliegend der Preis nur mit 90 % gewichtet. Gerade in Fällen wie dem Vorliegenden, in denen der Preisabstand zwischen den Angeboten der Bieter gering ist, kann die Wertung des qualitativen Zuschlagskriteriums, das mit 10 % in die Wertung eingeht, durchaus zu einer Änderung der Rangfolge führen.“
Ein Anspruch auf eine Kostenerstattung besteht nicht, kann aber vorgesehen werden. Bei der Erstellung sehr aufwändiger Konzepte kann das Vorsehen eines Obolus vorteilhaft sein.
Der öffentliche Auftraggeber kann auch Festpreise oder Festkosten vorgeben, sodass das wirtschaftlichste Angebot ausschließlich nach qualitativen, umweltbezogenen oder sozialen Zuschlagskriterien bestimmt wird. Diese Wirtschaftlichkeitsbetrachtung entspricht dem haushaltsrechtlichen Maximumprinzip , zur Erzielung eines möglichst hohen Nutzens auf der Grundlage eines im Voraus feststehenden Einsatzes an Resourcen.
Bei dieser Wirtschaftlichkeitsbetrachtung werden die Mindestanforderungen an die qualitativen, umweltbezogenen und sozialen Kriterien durch die Leistungsbeschreibung sowie die Ausführungsbestimmungen durch Ausschlusskriterien vorgegeben. Zur Bestimmung des wirtschaftlichsten Angebots müssen verpflichtend qualitative, umweltbezogene oder soziale Zuschlagskriterien Anwendung finden, sodass die Angebote nach diesen Zuschlagskriterien und einem dazugehörenden Wertungssystem bewertet werden können.
Der § 28 VgV verbietet es nicht auch Beispiel- Info-, Budgetangebote von der Bieterseite erstellen zu lassen. Dies kann zum Beispiel notwendig sein, um eine solide Schätzung des Auftragswerts vorzunehmen.
Es gibt keine vergaberechtlichen Regeln wie eine Markterkundungen durchzuführen ist. Markterkundungen dürfen sich auch auf ein einziges Unternehmen beschränken und müssen auch nicht zwingend europaweit durchgeführt werden. Die gewonnen Informationen können dann aber sehr beschränkt sein.
Stellt man während der Ausschreibung fest, das die Leistungsbeschreibung geändert werden muss, dann kann dies während der Angebotsphase vorgenommen werden. Alle Bieter müssen darüber informiert werden und die Angebotsfrist muss angemessen verlängert werden.
Ja.
Auch die Umweltaspekte der Transportwege (zum Beispiel CO2-Fussabdruck) dürfen bei der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Anwendung finden.
Eine Entfernung direkt als Zuschlagskriterium zu bewerten, wird in der Regel als diskriminierend angesehen, und zwar unabhängig, ob Unterschwelle oder Oberschwelle und unabhängig, ob Bau-, Liefer- oder Dienstleistungen. Zeiten können dagegen zulässige Zuschlagskriterien sein. Beispiel: Wie schnell beim Auftraggeber vor Ort (wenn dies eine
Rolle spielt).
Teilweise werden von Unternehmen im Rahmen einer Markterkundung umfangreiche Hilfestellungen für die Auftraggeberseite vorgenommen. Diese dürfen und können auch vergütet werden.
Markterkundungen dienen Auftraggebern vor der Einleitung eines Vergabeverfahrens dazu sich einen Überblick über die Markt- und Wettbewerbssituation, den Marktpreisen sowie Anforderungen an Eignungskriterien sowie Anforderungen an die Leistungsbeschreibung zu ermitteln. Interessenbekundungsverfahren sind eine mögliche Variante zur Markterkundung.
Markterkundungen können zum Beispiel durch
erfolgen
Auch eine reine Internetrecherche kann ausreichend sein.
Wenn man während des Verfahrens feststellt, dass man aufgrund der falschen Auftragswertschätzung fälschlicherweise im Unterschwellenbereich ausschreibt, obwohl dies im Oberschwellenbereich durchgeführt werden müsste, dann kann dies nicht einfach geheilt werden. Hier bleibt nur eine Aufhebung des Verfahrens und eine Neuausschreibung.
Höhere Angebotspreise im Vergleich zur Auftragswertschätzung sind nicht zwingen ein Indiz für eine falsche Auftragswertschätzung.
VK Hessen, 69 d – VK – 41/2008 vom 14.10.2008: „Die Kostenschätzung ist als ein der eigentlichen Ausschreibung vorgeschalteter Vorgang mit Unsicherheiten und Unwägbarkeiten behaftet; sie kann nicht an den gleichen Maßstäben wie das Angebot der Teilnehmer am Ausschreibungsverfahren gemessen werden, d. h. sie kann also aus nachträglicher Sicht durchaus unvollkommen sein.“
OLG Celle, Beschluss v. 19.8.2009, 13 Verg 4 / 09: „Ist der Wert des beabsichtigten Auftrags ordnungsgemäß geschätzt worden, bestimmt ausschließlich dieser Schätzwert über die Geltung oder Nichtgeltung des Vergaberechts. Das gilt selbst dann, wenn sich im weiteren Verlauf des Vergabeverfahrens - insbesondere aufgrund der abgegebenen Angebote - herausstellt, dass der Wert der benötigten Leistung tatsächlich unterhalb oder oberhalb des maßgeblichen Schwellenwertes liegt.“
Auch wenn ein Fachplaner die Schätzung vorgenommen hat, muss dokumentiert werden auf welcher Grundlage die Schätzung erfolgt ist.
Bei Rahmenvereinbarungen muss sowohl die Schätzmenge und/oder der Schätzwert als auch eine Höchstmenge und/oder ein Höchstwert der gemäß der Rahmenvereinbarung zu liefernden Waren angegeben werden. Die Rahmenvereinbarung verliert ihre Wirkung, wenn die maximale Menge oder der maximale Wert erreicht wird.
EuGH, Urteil vom 17.06.2021, C - 23 / 20: „Art. 49 der Richtlinie 2014/24/EU (...) in Verbindung mit deren Art. 33 und den in Art. 18 Abs. 1 dieser Richtlinie genannten Grundsätzen der Gleichbehandlung und der Transparenz sind dahin auszulegen, dass in der Bekanntmachung sowohl die Schätzmenge und/oder der Schätzwert als auch eine Höchstmenge und/oder ein Höchstwert der gemäß der Rahmenvereinbarung zu liefernden Waren anzugeben sind und dass die Rahmenvereinbarung ihre Wirkung verliert, wenn diese Menge oder dieser Wert erreicht ist.“
Für das Durchführen einer Markterkundung gibt es keine vergaberechtlichen Vorgaben, da diese vor der eigentlichen Ausschreibung stattfindet.
Empfehlenswert ist hier eine enge Zusammenarbeit zwischen Bedarfsstelle und Vergabestelle.
Die Markterkundung ist dem eigentlichen Vergabeverfahren vorgeschaltet und ist nicht Teil des dann folgenden Vergabeverfahrens. Es muss nicht zwingend eine Ausschreibung erfolgen.
Ja, dies ist zwingend notwendig. Nach dem Grundsatz der Transparenz ist man verpflichtet auch das Punkteschema zu veröffentlichen.
Bei funktionalen Leistungsbeschreibungen muss das Ziel sowie die Aspekte, auf die es der Auftraggeberseite ankommt, vorgegeben werden. Nach diesen Aspekten werden die Konzepte mit dem ebenfalls vorgegebenen Punkteschema bewertet.
Leistungsverzeichnisse dürfen mit funktionalen Teilen kombiniert werden.
Antwort KOINNO: Es gibt bisher nur sehr wenig Erfahrung in der erfolgreichen Durchführung von wettbewerblichen Dialogen. In der Vergabestatistikverordnung 1. Halbjahr 2021 wurden nur 8 Verfahren deutschlandweit aufgelistet. Noch weniger Fälle wurden für die Innovationspartnerschaft gemeldet. Damit hier mehr Sicherheit in der Anwendung entstehen kann, arbeitet KOINNO gerade an einer Standardisierung bzw. Praxisleitfäden für die Anwendung von innovativen Verfahren (Verhandlungsverfahren, Innovationspartnerschaft + wettbewerblicher Dialog). Hierzu führen wir gerade mit der Universität der Bundeswehr München qualitative Interviews mit Vergabestellen durch, die hier bereits Erfahrung vorweisen. Veröffentlichungsziel der Standardisierung ist 2. Halbjahr 2025.
Der wettbewerbliche Dialog ist eine Verfahrensart wie zum Beispiel das offene Verfahren, bei denen Am Ende des Verfahrens ein Zuschlag erfolgen soll. Auch wenn es am Ende des Verfahrens kein Kontrahierungszwang besteht, kann eine sanktionslose Aufhebung des Verfahrens nur bei Vorliegen eines im Vergaberecht normierten Aufhebungsgrundes durchgeführt werden. Ohne Vorliegen eines Aufhebungsgrundes kann der Bieter, der ansonsten das Verfahren gewonnen hätte, Schadenersatz geltend machen.