Schritt-für-Schritt-Guides

Inhaltsangabe

1. Schritt-für-Schritt: Proaktives Business Development im öffentlichen Sektor

Dieser Guide beschreibt Schritt-für-Schritt, wie Startups und junge KMU unabhängig von Ausschreibungen mit dem öffentlichen Sektor ins Geschäft kommen können.

Dieser Möglichkeit bietet sich, da Startups und junge KMU außerhalb von Ausschreibungen viele Freiheiten haben, mit dem öffentlichen Sektor zu kommunizieren, um seine Bedürfnisse zu verstehen und eigene Lösungen zu platzieren.

Dadurch können sogar Einkaufsprozesse angestoßen werden, die keiner Ausschreibung bedürfen, wodurch viele typische Herausforderungen umgangen werden können.

 

Proaktives Business Development eignet sich dazu,

1. Kontakte zu knüpfen,

2. Bedürfnisse zu verstehen und eigene Lösung bekannt zu machen,

3. in das Unternehmens- und Lieferantenverzeichnis einer Vergabestelle aufgenommen zu werden,

4. vielversprechende Einkaufsprozesse anzustoßen.

Vorgehen

Ziel definieren und recherchieren:

Checkliste:

  • Konkretes Ziel definieren
  • Region definieren (Bundesland, bzw. noch kronkreter)
  • Wenn Vergabeverfahren angestrebt: Ablauf des Verfahrens nachvollziehen

 

In der Vorbereitung sollte man zunächst ein konkretes Ziel für das Business Development definieren. Von diesem leitet sich die Ausgestaltung der folgenden Schritte ab.

Mögliche Ziele sind z.B.:

  • die Bekanntmachung der eigenen Lösung,
  • die Aufnahme in das Unternehmens- und Lieferantenverzeichnis einer Vergabestelle,
  • die Gewinnung eines Direktauftragszur Aufbesserung der eigenen Referenzen,
  • der Anstoß einer auf die eigene Lösung zugeschnittenen Direktvergabe, eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb und / oder einer Rahmenvereinbarung.

Wenn ein konkretes Vergabeverfahren angestrebt wird, sollte man sich mit dem Ablauf des jeweiligen Verfahrens und den im Verfahren relevanten Akteuren vertraut machen.

Da die Schwellenwerte für die verschiedenen Vergabeverfahren von Land zu Land unterschiedlich sind, sollte außerdem die Region, in der das Business Development stattfinden soll, so genau wie möglich spezifiziert werden.

Die Schwellenwerte des Bundes und der Bundesländer können in den Cheat-Sheets eingesehen werden.

 

Angebot anpassen:

Checkliste:

Preis

  • Konkretes Preismodell definieren
  • Wenn Vergabeverfahren angestrebt: Preis an den entsprechenden Schwellenwert anpassen

Angebots- und Informationsmaterialien

  • Einzigartigkeit und innovativen Charakter der eigenen Lösung hervorheben
  • Demo vorbereiten, um Lösung greifbar zu machen
  • An die Gegebenheiten des passenden EVB-IT Vertragsmusters anpassen

Lösung

  • Wenn Cloud-basierte Lösung: Hosting in Deutschland sicherstellen und/oder zusätzlich eine on-premise-Alternative konzipieren
  • Wenn Cloud-basierte Lösung: Angleichung der Lösung an C5-Kriterienkatalog
  • Ggf. Umkonzeptionierung der eigenen Lösung als Open-Core-Lösung
  • Ggf. Escrow-Vereinbarung vorbereiten

 

Preis

Wenn es um den Einkauf neuer Lösungen geht, interessiert Behörden vor allem: Was kostet die Lösung?

Daher sollte man sich über diese Punkte bereits vor dem ersten Kontakt mit Behörden Klarheit verschaffen. Der Preis der Lösung muss zum bundes- bzw. landesspezifischen Schwellenwert für das avisierte Vergabeverfahren passen. Dazu muss ein konkretes Preismodell (z.B. Lizenz pro User oder pro Monat) gewählt und im Kontext des erwarteten Nutzungsfalls durchgerechnet werden.

Informations- und Angebotsmaterialien

Insgesamt sollten die Informations- und Angebotsmaterialien bereits mit Blick auf das entsprechende EVB-IT Vertragsmuster konzipiert werden, da dieses die Abwicklung einer tatsächlichen Beschaffung maßgeblich beeinflussen wird.

Vergabestellen müssen die Anwendung von Vergabeverfahren wie der Direktvergabe rechtfertigen; z.B. damit, dass eine besonders einzigartige oder innovative Lösung eingekauft werden soll. Daher ist es grundsätzlich vorteilhaft, die Angebotsmaterialien so zu konzipieren, dass sie die Einzigartigkeit und den innovativen Charakter der eigenen Lösung besonders deutlich hervorheben. Dies sollte insb. im direkten Vergleich zu möglichen Wettbewerbern geschehen.

Je innovativer die eigene Lösung ist, desto eher sollte man zusätzlich eine Produkt-Demo vorbereiten, welche die Lösung für potenzielle Kunden greifbar macht.

Lösung

Beim Einkauf von Tech-Lösungen legen Behörden außerdem besonderen Wert auf Datenschutz und Open-Source-Modelle.

Startups und junge KMU, die solche Lösungen vertreiben, sollten ggf. drei Anpassungen ihres Angebots in Erwägung ziehen:

1. Sicherstellen, dass die eigenen Lösung auf in Deutschland befindlichen und DSGVO-konformen Servern gehostet wird und/oder die Möglichkeit anbieten, eine Cloud-basierte Lösung auch on-premise auf den Rechnern der Behörde oder des IT-Dienstleisters zu hosten;

2. Die Angleichung einer Cloud-basierten Lösung an den C5-Kriterienkatalog des BSI;

3. Die Umkonzeptionierung einer proprietären Lösung hin zu einer „Open-Core”-Lösung mit proprietären Zusatzleistungen.

 

Besonders junge Unternehmen sollten außerdem in Erwägung ziehen, eine Escrow-Vereinbarung vorzubereiten und potenziellen Kunden anzubieten. Eine solche Vereinbarung würde der Behörde im Falle einer Unternehmensinsolvenz langfristig den Zugriff auf den Quellcode der Lösung sichern.

Checkliste:

  • Grundsätzliche Akteursstruktur nachvollziehen
  • Relevante Abteilungen sowie Digitalisierungsbeauftragte, IT-Dienstleister und Innovationslabore der anvisierten Region identifizieren
  • Erste Ansprechpartner auswählen

 

Im nächsten Schritt sollte man die besten Ansprechpartner für sein Business Development identifizieren.

Dazu sollte man sich zunächst in Teil II dieses Playbooks mit den grundsätzlich relevanten Akteuren der Beschaffung vertraut machen. Darüber hinaus bieten die Cheat-Sheets zu Bund und Ländern eine Übersicht über die für Tech-Lösungen relevantesten Abteilungen und Referate (o.Ä.) der Bundes- und Landesministerien sowie die Digitalisierungsbeauftragte, IT-Dienstleister und Innovationslabore der Länder und ihrer größten Städte.

Da die öffentliche Beschaffung ein Multi-Stakeholder-Prozess ist, sind all diese Akteure wichtig und dürften früher oder später relevant werden.

Für den Erstkontakt mit einer Region oder einer Behörde eignen sich allerdings manche Akteure mehr als andere:

Relevanz für ErstkontaktAkteurFormale Rolle in der BeschaffungDetail
Höhere RelevanzLeiter/innen von bestimmten Abteilungen, Referaten, Dezernaten, oder Ähnlichen„Bedarfsstelle”

Diese Akteure sind die potenziellen Anwender der eigenen Lösung. Sie sind für den Erstkontakt am Relevantesten, da sie Beschaffungen auslösen (indem sie ihre Bedarfe an die Beschaffungsstellen kommunizieren).

Es ist nicht unüblich, dass Bedarfsstellen mit einer ganz konkreten Lösung im Blick auf eine Beschaffungsstelle zugehen. Beschaffungsstellen versuchen in der Regel, solchen Vorstellungen nachzukommen.

In den meisten Behörden gibt es eine „Abteilung Z” oder ein „Referat Z”, das sich fokussiert um Aufgaben der inneren Verwaltung kümmert. Z.B. befasst sich diese Organisationseinheit otft mit der Verwaltungsdigitalisierung. Für Tech-Lösung, die einen starken Infrastruktur-Charakter vorweisen — also potenziell über viele verschiedene Abteilungen und Referate hinweg angewendet werden könnten — ist diese Organisationseinheit der relevanteste Erstkontakt.

Für domänenspezifische Lösungen (z.B. Lösungen für den Bildungsbereich) sind die auf diesen Bereichkonzentrierten Abteilungen und Referate (o.Ä.) der relevanteste Erstkontakt.

In der Regel sollte man versuchen, mit den Leiter/innen dieser Organisationseinheiten Kontakt aufzunehmen, da sie in der hierarchischen Struktur des öffentlichen Sektors die Entscheidungsträger:innen sind.

Höhere RelevanzIT-Abteilung„Beschaffungsstelle” (für IT-Lösungen)

Die Beschaffungsstelle ist über den gesamten Beschaffungsprozess hinweg einer der wichtigsten Akteure. Sie prüft Bedarfe, betreibt Marktrecherche und verwaltet in der Regel die finanziellen Mittel.

Die Beschaffungsstelle sollte so früh wie möglich in Beschaffungsprozesse involviert sein, weshalb es für Anbieter Sinn macht, parallel zu ihrem Kontakt mit potenziellen Bedarfsstellen schon mit der entsprechenden Beschaffungsstelle Kontakt aufzunehmen.

Ebenso eignet sich die Beschaffungsstelle als Erstkontakt, wenn man nicht genau herausfinden kann, welche spezifischen Abteilungen, Referate, o. Ä. die unmittelbaren Nutzer:innen der eigenen Lösung wären.

Höhere RelevanzCDOs/CIOs / Digitalisierungsbeauftrage und InnovationslaboreRelevant, aber keine formale Rolle in der Beschaffung

Diese Akteure können wertvolle Advokaten für die eigene Lösunginnerhalb einer Behörden sein und Kontakte zu relevanten Bedarfs- und Beschaffungsstellen herstellen.

Je mehr Abstand sie allerdings zu den tatsächlichen Anwendern einer Lösung haben, desto weniger Einfluss können sie auf den Beschaffungsprozess nehmen.

Mittlere RelevanzBehördenleiter/innen, Direktor/innen, Bürgermeister/innenRelevant, aber keine formale Rolle in der Beschaffung

Diese Akteure sind wichtige Entscheidungsträger:innen innerhalb einer Behörde, allerdings haben sie oftmals viel Abstand zu den tatsächlichen Anwender:innen einer Lösung und zu Beschaffungsprozessen.

Da Beschaffungsprozesse klaren rechtlichen Vorschriften folgen müssen, können diese Autoritätspersonen den Einkauf einer bestimmten Lösung nicht einfach festlegen.

Niedrigere RelevanzVergabestelle“Vergabestelle”

Die Vergabestelle ist im Verlauf jedes Beschaffungsprozesses ein wichtiger Akteur, eignet sich jedoch nicht gut für den Erstkontakt, da sie in der Regel wenig Kontakt zu den potenziellen Anwender:innen von Lösungen hat.

Ebenso verwaltet die Vergabestelle in der Regel nicht die finanziellen Mittel für den Einkauf von Lösungen.

Niedrigere RelevanzIT-Dienstleister (wenn nicht selbst Bedarfsstelle)Keine formale Rolle in der Beschaffung

Sofern IT-Dienstleister nicht selbst die potenziellen Anwender der eigenen Lösung sind, eignen sie sich für den Erstkontakt eher weniger gut.

Sie sind wichtige Stakeholder im Beschaffungsprozess, da sie in der Regel den technologischen Kontext und die möglichen Schnittstellen definieren. Allerdings haben sie wenig direkten Einfluss auf den Beschaffungsprozess einer Behörde.

 

In der Regel haben Abteilungen, Referate o. Ä. eigene E-Mail-Adressen und Telefonnummern, die sich aus den Organigrammen und Websiten der Behörden erkennen lassen. Gleiches gilt für die individuellen Leiter/innen dieser Organisationseinheiten.

 

Das Kompetenzzentrum innovative Beschaffung hat im Rahmen von Praxisbeispielen viele Fälle dokumentiert, in denen Behörden die innovativen Lösungen von Startups und jungen KMU eingekauft haben.

Die in diesen Praxisbeispielen benannten Behörden und Organisationseinheiten können sich ebenfalls gut für den Erstkontakt in bestimmten Ländern und Städten / Kommunen eignen.

Checkliste:

  • Erstkontakt mit den identifizierten Organisationseinheiten aufnehmen, insb. via Telefonat oder auf Messen und Konferenzen

Der Erstkontakt mit den identifizierten Organisationseinheiten kann auf verschiedene Wege erfolgen:

 

Telefonat | Hohe Relevanz

In der Regel ist ein Anruf bei der identifizierten Organisationseinheit oder Person ein guter Weg, um mit dem öffentlichen Sektor über die eigene Lösung in’s Gespräch zu kommen.

Ein Telefonat eignet sich insbesondere dazu:

  • Mit einer bestimmten Person aus einer Organisationseinheit verbunden zu werden,
  • Auf eine unverbindliche Weise das Interesse einer Organisationseinheit/Person in Erfahrung zu bringen,
  • Einen Termin für ein Gespräch in der Behörde zu vereinbaren, bzw. eine Organisationseinheit/Person zu einer Veranstaltung einzuladen,
  • Die Einwilligung zu erhalten, weitere Informationen über die eigene Lösung via E-Mail zu versenden.

Die unangefragte Bewerbung der eigenen Lösung via Telefon ist erlaubt, wenn unterstellt werden kann, dass die Kontaktperson potenziell am Angebot interessiert sein könnte. Nach dem Erstgespräch sind weitere Anrufe jedoch nur erlaubt, wenn hierzu die ausdrückliche Einwilligung der Kontaktperson eingeholt und in den eigenen Akten dokumentiert wurde, oder bereits eine Geschäftsbeziehung mit der Behörde besteht.

Manche Behörden interpretieren das Grundprinzip der Neutralität sehr streng. Hier kann ein Telefonat zusätzlich von Vorteil sein, da der Austausch (anders als z.B. bei einer E-Mail) nicht schriftlich dokumentiert wird.

 

Messen und Konferenzen | Hohe Relevanz

Messen und Konferenzen sind ebenfalls ein guter Weg, mit relevanten Organisationseinheiten und Personen des öffentlichen Sektors Kontakt aufzunehmen.

Messen und Konferenzen sollten am besten in Kombination mit telefonischem Kontakt eingesetzt werden. Anrufe eignen sich dazu, relevante Organisationseinheiten und Personen gezielt zu eigenen Ständen und Vorträgen bei Veranstaltungen einzuladen (allerdings sollten keine kostspieligen Eintrittskarten verschickt werden, da dies als Bestechung gewertet werden könnte). Eben sind Anrufe dienlich, um nach einem Erstkontakt auf einer Veranstaltung mit interessierten Personen im Gespräch zu bleiben.

Hier finden Sie eine Liste der wichtigsten Messen und Konferenzen zur Verwaltungsmodernisierung und -digitalisierung.

 

Soziale Medien | Mittlere Relevanz

Junge Behördler:innen sowie Entscheidungsträger:innen (z.B. CIOs, Bürgermeister:innen) sind zunehmend auch in sozialen Medien aktiv, darunter insbesondere Twitter und LinkedIn.

Diese Kanäle konnen sich gegebenenfalls gut dazu eignen, potenzielle interne Champions in Behörden zu erreichen. Die Mehrheit der Beschaffungsstellen sowie relevanten Abteilungen, Referate, o.Ä. lassen sich über soziale Medien allerdings nicht erreichen.

 

E-Mail und Post | Niedrige Relevanz

E-Mails und postalische Schreiben, die rein dazu dienen, die eigene Lösung anzuwerben, sind ohne ausdrückliche Einwilligung der Behörde (die z.B. zuvor telefonisch eingeholt wurde) nicht erlaubt.

Nach dem Erstkontakt mit einer interessierten Personen eignen E-Mails und postalische Schreiben sich jedoch dazu, unverbindliche Angebotsmaterialien oder Event-Einladungen an eine Organisationseinheit oder Behörde zu übermitteln.

E-Mails sollten unbedingt in einem leicht druckbaren und lesbaren Format und Layout sein, da Dokumente verwaltungsintern oft auf dem Papierweg zirkuliert werden.

 

Exkurs: Zeitungen und Zeitschriften Unabhängig vom individuellen Kontakt zu bestimmten Organisationseinheiten und Personen können sich traditionelle Printmedien gut dazu eignen, unter Stakeholdern des öffentlichen Sektors mehr Sichtbarkeit für die eigene Lösung zu schaffen.

Die wichtigsten Printmedien sind:

  • Digitalpolitische Sektionen von Zeitungen (z.B. Tagesspiegel, Handelsblatt, WirtschaftsWoche)
  • Zeitschriften über den öffentlichen Sektor (z.B. Innovative Verwaltung, E-Government Computing, Dataport Magazine)
  • Renommierte, themenspezifische Newsletter (z.B. Tagesspiegel Background Digitalisierung & KI)

 

Checkliste:

  • Einzigartigkeit und innovativen Charakter der eigenen Lösung hervorheben
  • Produkt-Demos und eigene Veranstaltungen nutzen
  • Preise konkret und verständlich kommunizieren
  • Anglizismen meiden
  • Technische Themen wie Hosting und Datenschutz addressieren
  • Slide Decks und andere Materialien sollten sich auch ohne Erklärung erschließen lassen und final sein (d.h., zentrale Aspekte des Angebots sollten später nicht wieder geändert werden)

 

Während und nach dem Erstkontakt mit relevanten Organisationseinheiten und Personen gelten die Grundsätze der guten Kundenkommunikation.

Auf Basis der Vorbereitung sollte die eigene Lösung — insbesondere ihre Einzigartigkeit und ihr innovativer Charakter im Vergleich zu konkurrierenden oder marktüblichen Lösungenmöglichst deutlich und einfach verständlich beschrieben werden. Diese Informationen sind für die potenzielle Anwendung von Direktvergabe und Verhandlungsverfahren von zentraler Bedeutung.

Darüber hinaus kann die Kommunikation in einzelnen Aspekten zusätzlich an die Gegebenheiten des öffentlichen Sektors angepasst werden.

  • Neuere Anglizismen sollten vermieden werden (etablierte Aglizismen wie „Startup” sind ok),
  • Konkrete Preise und Preisstrukturen sollten klar kommuniziert und einfach nachvollziehbar aufgeschlüsselt werden,
  • Technische Themen wie Hosting (Cloud / On-Premise), Zertifikate (z.B. C5) und Datenschutz sollten explizit addressiert werden,
  • Slide Decks sollten als „Präsentationen” bezeichnet werden und sollten konkrete sowie praktisch relevante Informationen enthalten (an VCs gerichtete Pitch Decks eignen sich in der Regel nicht),
  • Informationsmaterialien sollten sich auch ohne Erklärung erschließen lassen und final sein, da sie oftmals von unmittelbaren Kontaktpersonen an weitere Stakeholder (z.B. Beschaffungsstelle, Vergabestelle, Behördenleiter) weitergeleitet werden.

 

Je innovativer die eigene Lösung ist, desto wichtiger wird es, die Lösung im Rahmen einer kurzen Produkt-Demo oder eigenen Veranstaltung für Behördler/innen greifbar zu machen.


Deep Dive: Eigene Veranstaltungen (z.B. Webinare und Fortbildungen)

Eigene Veranstaltungen eignen sich besonders gut dazu, kontaktierten Organisationseinheiten und Personen das eigene Angebot vorzustellen.

Dabei sollten längere Veranstaltungen im Idealfall keine reine Werbeveranstaltung sein. Veranstaltungen, die als „Webinare” oder „Fortbildungen” konzipiert werden, können die eigene Lösung im Rahmen der Grundprinzipien der Markterkundung und Neutralität besser an potenzielle Kunden im öffentlichen Sektor kommunizieren. Darüber hinaus wird es Behördler/innen leichter fallen, von ihren Vorgesetzten für die Teilnahme an einem Webinar oder einer Fortbildung freigestellt zu werden.

 

Drei Punkte sollten bei der Konzeptionalisierung einer eigenen Veranstaltung besonders berücksichtigt werden:

  • Es sollten unabhängige Fachleute und/oder Kunden zu Wort kommen,
  • Die normalen Dienstzeiten der Teilnehmenden sollten nicht überschritten werden,
  • Es sollte reichlich Zeit für den Austausch und die Diskussion mit den Teilnehmendeneingeplant werden. 

Checkliste:

  • Auch über längere Zeiträume (Wochen bzw. Monate) mit interessierten, potenziellen Kunden in Kontakt bleiben (telefonisch, via E-Mail, oder durch Besuche)
  • Diese Kunden durch einfach verständliche Informationsmaterialien bestmöglich bei der Vorbereitung der Beschaffung unterstützen
  • Weitere Stakeholder in die Anbahnung einbeziehen und über die Mehrwerte, die Einzigartigkeit und den innovativen Charakter der eigenen Lösung informieren

 

Da Beschaffungsprozesse im öffentlichen Sektor gesetzlichen Vorschriften unterliegen und viele verschiedene Stakeholder einbeziehen, kann der Weg vom Erstkontakt und der ersten Interessenbekundung hin zum Abschluss einigen Wochen bzw. Monate dauern.

Aus diesem Grund ist es essentiell, interessierte Behördler/innen regelmäßig zu kontaktieren (telefonisch, per E-Mail, oder durch Besuche) und durch die Bereitstellung von verständlichen Informationsmaterialien bestmöglich bei der Vorbereitung der Beschaffung zu unterstützen.

Da die hier beschriebene, partnerschaftliche Begleitung potenzieller Kunden auf bekundetem Interesse beruht, und weiterhin im Vorfeld eines tatsächlichen Vergabeverfahrens stattfindet, ist sie im Einklang mit den geltenden gesetzlichen Verordnungen (von Seiten der potenziellen Kunden ist sie als Teil der Markterkundung zu verstehen).

 

Im Rahmen dieser Begleitung werden die Kontaktpersonen mehr und mehr Stakeholder des öffentlichen Sektors in die Anbahnung einbinden, von Beschaffungs- über Vergabestellen über Entscheidungsträger:innen und IT-Dienstleister. Wenn dies nicht geschieht, sollte man diese Stakeholder (insb. die Beschaffungsstelle) selbst in den Austausch miteinbeziehen.

In der Kommunikation mit diesen Stakeholdern sollten grundsätzlich die Hinweise von Schritt „4. Kommunizieren” berücksichtigt werden.

Am Wichtigsten ist in dieser Phase weiterhin die Betonung der Einzigartigkeit bzw. des innovativen Charakters der eigenen Lösung in jeglichem Austausch und in versendeten Materialien. Durch klare Gegenüberstellungen der eigenen Lösung vis-a-vis konkurrierenden Lösungen kann der Boden für eine Direktvergabe, ein Verhandlungsverfahren, oder ein anderes, angestrebtes und vielversprechende Vergabeverfahren geebnet werden.

 

Gesamtcheckliste:

Eine zusammenfassende Checkliste für alle Unterschritte des Prozesses finden Sie hier.

2. Schritt-für-Schritt: Ausschreibungen

Hinweis:

Die hier geschilderten Schritte beziehen sich wörtlich auf „Ausschreibungen” (Öffentliche oder Beschränkte), gelten jedoch ebenso für Offeneund Nicht-Offene Verfahren sowie für Verhandlungsvergabenund Verhandlungsverfahrenmit Teilnahmewettbewerb.

 

Dieser Guide beschreibt Schritt-für-Schritt, wie Startups und junge KMU vielversprechende Ausschreibungen finden und bestmöglich auf diese bieten können.

Insbesondere solche Aufträge mit hohen Auftragssummen werden häufig ausgeschrieben. Die Bewerbung kann (abhängig von der spezifischen Ausschreibung) arbeitsaufwendig sein, und der Erfolg ist nicht garantiert.

Mit den richtigen Ansätzen können Startups und junge KMU allerdings jene Ausschreibungen identifizieren, für die bei ihnen die besten Erfolgschancen bestehen, und erfolgreich auf diese bieten.

 

Wichtige Merkmale von Ausschreibungen:

1. Oftmals größere Auftragssummen,

2. Relativ arbeitsaufwendig,

3. Kein garantierter Erfolg.

Vorgehen

Checkliste:

  • Bundesweite Vergabeplattformen mittels Suchbegriffen und CPV-Codes nach relevanten Ausschreibungen durchsuchen, bzw. automatische Newsletter einrichten
  • Für die Vergabeplattformen der einzelnen Bundesländer registrieren und mit Funktionalität vertraut machen
  • Wenn eine interessant klingende Ausschreibung gefunden wurde, die Ausschreibungsdokumente via die entsprechende Vergabeplattform herunterladen

 

Wie in Teil II beschrieben, lassen Ausschreibungen von Bund, Ländern und Kommunen sich am besten über die bundesübergreifenden Vergabeplattformen (z.B. bund.de) identifizieren. Hier können die Ausschreibungen der verschiebenen Ebenen thematisch durchsucht werden (mittels Suchbegriffen oder CPV-Codes). Ebenso können individualisierte Newsletter eingerichtet werden, die über neue, zu bestimmten Begriffen oder Codes passende Ausschreibungen informieren.

Wenn eine interessant klingende Ausschreibung gefunden wurde, können die zugehörigen Ausschreibungsdokumente in der Regel nur über die ursprüngliche Vergabeplattform heruntergeladen werden (z.B. die Plattform eines Landes oder einer Kommune), bei der die Ausschreibung online gestellt wurde. Hierzu muss man sich in der Regel für die jeweilige Plattform registrieren. In der Regel werden diese Plattformen auch für die Einreichung von Angeboten und (während der Angebotsphase) für die Kommunikation mit der ausschreibenden Behörde genutzt.

Eine Übersicht über die wichtigsten Vergabeplattformen der Bundesländer findet ihr in den Cheat-Sheets.

Die Vergabeplattformen der Länder und Kommunen sind in der Regel nicht sonderlich nutzerfreundlich, weshalb es Sinn macht, sich frühzeitig zu registrieren und mit ihren Funktionen vertraut zu machen.

Checkliste:

  • Detaillierte Sichtung der Ausschreibungsdokumente hinsichtlich inhaltlicher Anforderungen, formaler Anforderungen und Informationen für die Preiskalkulation
  • Beantwortung von Teilfragen in jeder dieser Kategorien
  • Entscheidung über Vorgehen: Bieten, nicht bieten, Nebenangebot oder ggf. Rüge

 

Wenn eine interessant klingende Ausschreibung gefunden wurde, ist wichtigste Frage, ob sich der Anagebotsaufwand in Anbetracht der erwarteten Erfolgschancen und Auftragsssumme lohnt.

Dazu sollten die Ausschreibungsdokumente (insb. die Leistungsbeschreibung und die aufgelisteten Eignungs- und Wertungskriterien) systematisch mit Blick auf drei Aspekte und mit diesen Aspekten zusammenhängende Teilfragen gelesen werden:
 

1. Inhaltliche Anforderungen:

  • Entspricht unsere Lösung exakt der geforderten Leistung? (Falls nicht, kann ein Nebenangebotin Betracht gezogen werden)
  • Wie gut schneiden unsere Lösung und unser Unternehmen in den Wertungskriterien ab?
  • Ist zu vermuten, dass wir hier besser als unsere Konkurrenz abschneiden?
  • Gibt es Wertungskriterien, die für uns nicht nachvollziehbar sind und ggf. auf die Bevorzugung eines bestimmten Anbieters hindeuten?


Deep Dive: Nebenangebote

Manche Ausschreibungen lassen sogenannte Nebenangebote zu. Dies wird von den Auftraggebern in der jeweiligen Vergabebekanntmachung festgelegt.

Solche Nebenangebote bieten Anbietern die Möglichkeit, neben ihrem Hauptangebot eine Alternative anzubieten, welche die Leistungsbeschreibung — trotz gewisser Abweichungen von den Wertungskriterien — auf eine wirtschaftlichere Art und Weise erfüllt. Die Eignungskriterien muss das einreichende Unternehmen bzw. dessen Lösung allerdings trotzdem erfüllen.

Wichtig ist, dass das Nebenangebot mit den anderen eingereichten Hauptangeboten vergleichbar sein muss. Dazu eignet es sich, das Nebenangebot in enger Anlehnung an die Leistungsbeschreibung zu strukturieren und explizit zu vermerken, an welchen Stellen das Nebenangebot von den Wertungskriterien abweicht.


2. Informationen für die Preiskalkulation:

  • Zu welchem Preis könnte unser Unternehmen die exakt geforderte Leistung erbringen?


3. Formale Anforderungen:

  • Wie aufwändig wäre es für uns, die benötigten Dokumente (z.B. Auszug aus dem Handelsregister oder Dokumente von Partnern) einzuholen?
  • Erfüllen unser Unternehmen und unsere Leistung die Eignungskriterien?


Falls nicht:

  • Könnten wir die Eignungskriterien als Konsortium mit Subunternehmern oder via Eignungsleihe erfüllen?


Deep Dive: Subunternehmer und Eignungsleihe

Wenn ein Startup oder junges KMU bestimmte Eignungs- oder Wertungskriterien einer ansonsten vielversprechenden Ausschreibung nicht erfüllen kann, sollten ein partnerschaftliches Angebot mit Subunternehmern oder eine Eignungsleihe in Erwägung gezogen werden.

Beide Varianten erlauben es dem Anbieter, für die Erfüllung der Kriterien und die Erbringung der Leistung von den Ressourcen und Erfahrungswerten anderer Unternehmen gebrauch zu machen.

Sowohl von Subunternehmern als auch von Entleihern werden formale Nachweise und Eignungsunterlagen benötigt, wodurch sich der administrative Aufwand der Angebotserstellung erhöht.

Der wichtigste Unterschied zwischen beiden Varianten ist die Haftung. Wenn ein Startup oder junges KMU ein Angebot in Partnerschaft mit Subunternehmern einreicht, ist das Startup / KMU der Hauptauftragnehmer und haftet für Leistungserbrinung alleinig. Bei einer Eignungsleihe übernimmt der Entleiher eine Teilhaft und muss sich daher schon während der Angebotserstellung nachweisbar zur Entleihung der Ressourcen verpflichten.

  • Sind die Kriterien in Anbetracht der Grundprinzipien der öffentlichen Beschaffung legitim und sind sie für die Wirtschaftlichkeitsprüfungdienlich? (Falls nicht, kann eine Rüge in Betracht gezogen werden)


Deep Dive: Rügen

Wenn ein Unternehmen den Eindruck hat, dass eine Ausschreibung die geltenden Vorschriften verletzt (inhaltlich oder formal), kann es mittels einer Rüge Druck auf die Vergabestelle ausüben, um ggf. eine Änderung der Vergabeunterlagen oder des Verfahrens zu erwirken.

Die Rüge wird in der Regel als E-Mail an die entsprechende Vergabestelle geschickt. In der E-Mail sollte:

  • auf die entsprechende Ausschreibung verwiesen werden,
  • der unrechtmäßige Sachverhalt explizit benannt und erläutert werden,
  • das Wort „Rüge” (als Substantiv oder Verb) verwendet werden.

Die Rüge kann in der Regel bis zur Angebotsfrist ausgesprochen werden. Nur, wenn ein Sachverhalt bereits während der Angebotsphase gerügt wurde, kann hierzu später auch ein Nachprüfungsverfahren angestoßen werden.

Die Rüge sollte strategisch eingesetzt werden. Die rechtliche Anfechtung eines Vergabeverfahrens ist für eine Vergabstelle das Worst-Case-Scenario. Unternehmen, die wiederholt grundlos Rügen, können sich unter Vergabestellen schnell einen schlechten Ruf aneignen. Wenn ein legitimer Einwand besteht und ein Unternehmen sich in einer relevanten Ausschreibung grundlos benachteiligt sieht, kann eine Rüge aber durchaus sinnvoll sein.

Wenn eine Rüge den gewünschten Effekt nicht erzielt, kann im nächsten Schritt — und nach Ende der Ausschreibung — ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer eingeläutet werden.

 

Diese Punkte entsprechen den Aspekten, die der öffentliche Sektor bei der Bewertung unterschiedlicher Angebote nutzt. Er schließt dabei Schritt-für-Schritt Angebote aus:

1. Angebote, die nicht den formalen Anforderungen entsprechen (z.B. rechtzeitige und vollständige Angebotsabgabe), werden ausgeschlossen.

2. Angebote von Bietern oder zu Lösungen, die nicht die Eignungskriterien erfüllen, werden ausgeschlossen.

3. Angebote, deren Preise deutlich über den erwarteten Kosten liege, werden ausgeschlossen.

4. Das Angebot, das die Wertungskriterien am besten erfüllt, erhält den Zuschlag.

 

Wenn die zu diesen Aspekten zugehörigen Fragen anhand der Ausschreibungsdokumente beantwortet wurden, sollte klar sein, ob der zeitliche Aufwand für die Einreichung eines Angebots (allein oder im Konsortium/via Eignungsleihe) sich lohnt, bzw., ob ein Nebenangebot oder eine Rüge des Ausschreibungsverfahrens sinnvoll sein könnte.

 

Checkliste:

  • Bieterfragen stellen, um genaues Verständnis sicherzustellen, positiv zu profilieren oder eine Rüge vorzubereiten
  • Formal erforderliche Unterlagen zusammenstellen (inkl. von Subunternehmern oder Entleihern)
  • Inhaltliches Konzept und verbindlichen Angebotspreis in enger Anlehnung an die Leistungsbeschreibung erarbeiten
  • Ggf. technologische Aspekte der eigenen Lösung an Gegebenheiten des öffentlichen Sektors anpassen (z.B. Hosting)

 

In diesem Schritt wird das eigene Angebot ausgearbeitet und eingereicht.

Für die Ausarbeitung des eigenen Angebots sollten drei Arbeitsstränge verfolgt werden, von denen der erste und zweite die höchste Priorität einnehmen:

1. Bieterfragen:

In Ausschreibungsverfahren haben Bieter die Chance, Fragen zu den Ausschreibungsdokumenten zu stellen, bevor sie ihr Angebot einreichen (”Bieterfragen”). Das Recht dazu steht Bietern entsprechend der Vergabeverordnung zu.

Die Antworten auf Bieterfragen können die inhaltlichen Aspekte des eigenen Angebots bis zuletzt beeinflussen. Aus diesem Grund — und weil Bieterfragen oftmals nur bis zu einer bestimmten Frist gestellt werden können — sollten sie so früh wie möglich geklärt werden.

Die Fragen werden in der Regel für alle Mitbewerber sichtbar über die Vergabeplattform gestellt und beantwortet.

Fragen können sich auf die Ausschreibungsdokumente beziehen (z.B. ihre Vollständigkeit oder die Plausibilität bestimmter Argumentationen), auf Fristen oder formelle Anforderungen, oder dazu dienen, inhaltliche Sachverhalte zu klären.

Abhängig vom eigenen Ziel könnten Bieter kritisierende Fragen stellen (um z.B. eine Änderung der Ausschreibung herbeizuführen oder eine Rüge vorzubereiten), oder Fragen nutzen, um sich positiv von Wettbewerbern abzuheben.

In jedem Fall sollten die Bieterfragen Expertise ausstrahlen.

 

2. Zusammenstellung der formal erforderlichen Unterlagen:

Die Zusammenstellung der formal erforderlichen Unterlagen kann mitunter mehrere Wochen dauern (wenn z.B. Dokumente von Konsortialpartnern oder Ämtern benötigt werden). Aus diesem Grund sollte mit diesem Schritt ebenfalls so früh wie möglich begonnen werden.

Um einen Überblick über die oftmals vielzähligen, benötigten Unterlagen zu behalten, macht es Sinn, die benötigten Unterlagen in einer Tabelle aufzulisten und den Fortschritt ihrer Einholung dort systematisch vorzuhalten.

 

3. Inhaltliche Erarbeitung des eigenen Angebots (Lösungskonzept und Preiskalkulation):

Für die inhaltliche Erarbeitung des Angebots müssen das Lösungskonzept dargelegt und der Angebotspreis kalkuliert werden.

Bei der Erarbeitung des Lösungskonzepts sind drei wichtige Punkte zu beachten:

Formulierung:

  • Die Formulierungen des Lösungskonzepts sollten sich möglichst nah an den Formulierungen der Leistungsbeschreibung orientieren.
  • Überschwängliche und/oder vage Formulierungen sollten vermieden werden.

Struktur:

  • Oftmals gibt es Vordrucke, mittels derer das Angebot eingereicht werden soll. Diese müssen zwingend verwendet werden.
  • Die Struktur des Lösungskonzepts sollte der Struktur der Leistungsbeschreibung folgen.
  • Jedes Wertungskriterium sollte explizit aufgegriffen werden und die Darlegungen bestmöglich schildern, wie das Kriterium erfüllt wird.

Bei Tech-Lösungen: Technologische Aspekte:

  • Für Cloud-basierte Lösungen sollte das Hosting auf in Deutschland befindlichen Servern sichergestellt werden und/oder sofern möglich die Option angeboten werden, diese auch on-premise auf den Rechnern der Behörde oder des IT-Dienstleisters zu hosten.
  • Für Cloud-basierte Lösungen sollte dargelegt werden, inwiefern diese den C5-Kriterienkatalog des BSI erfüllen.
  • Bei proprietären Lösungen sollte ggf. die Umkonzeptioniereung zu einer “Open-Core”-Lösung mit proprietären Zusatzleistungen in Erwägung gezogen werden.
  • Besonders junge Unternehmen sollten eine Escrow-Vereinbarung anbieten, über die die Behörde — im Falle einer Unternehmensinsolvenz — langfristig gesicherten Zugriff auf den Quellcode der Lösung hätte.

 

Bei der Preiskalkulation sollten insbesondere zwei Punkte sichergestellt werden:

  • Dass die Erfüllung aller Aspekte der Leistungsbeschreibung und insb. der Wertungskriterien in die Preiskalkulation einbezogen wird.
  • Dass der Preis bis zur verbindlichen Bindefrist gewährleistet werden kann.

 

Wenn alle benötigten Unterlagen fertig sind, kann das Angebot eingereicht werden.

Dies geschieht in der Regel über das Vergabeportal, in dem die Ausschreibung veröffentlicht wurde.

 

Vor der Abgabe biete es sich an, das verbindliche Angebot mittels einer Bieter-Checkliste final zu prüfen und dessen Vollständigkeit sicherzustellen. Eine gute Checkliste bietet das Merkblatt des Enterprise Europe Network.

Manche öffentlich announcierte Vergabeverfahren (die Verhandlungsvergabe und das Verhandlungsverfahren) bieten Anbietern die Möglichkeit, nach Abgabe ihres Angebots mit den Auftraggerbern über spezifische Konditionen nachzuverhandeln.

In diesen Verfahren sollten Startups und junge KMU also nach Abgabe ihres Angebots proaktiv auf die Vergabestelle zugehen, um zu erfahren, wie das Angebot angepasst werden müsste, um den Zuschlag zu erhalten.

Gesamtcheckliste:

Eine zusammenfassende Checkliste für alle Unterschritte des Prozesses finden Sie hier.