Das Beschaffungsvolumen des öffentlichen Sektors in Deutschland beträgt ungefähr €350 Mrd im Jahr, was ca. 13% des deutschen Bruttoinlandsproduktes ausmacht. Insbesondere die öffentliche Beschaffung von IT-Produkten und -Dienstleistungen ist über die letzten Jahre gewachsen. Dafür sind sowohl politische als auch organisationale Faktoren verantwortlich.

Auf der politischen Ebene haben sich die letzten wie auch die aktuelle Bundesregierung der digitalen Transformation des öffentlichen Sektors verschrieben. Mit Gesetzen wie dem erneurten Onlinezugangsgesetz und dem Registermodernisierungsgesetz wurden ambitionierte Transformationsziele legislativ verankert, welche die Nachfrage nach innovativen Lösungen für die kommenden Jahre garantieren.

Auf der organisationalen Ebene gibt es zwei wichtige Dynamiken. Zum einen hat der öffentliche Sektor mit einem Fachkräftemangel zu kämpfen. Dieser führt dazu, dass in den nächsten Jahren weniger Beamt:innen und Angestellte zur Erbringung der öffentlichen Dienstleistungen zur Verfügung stehen werden. Gleichzeitig haben die Aufgaben des öffentlichen Sektors in den letzten, von der COVID-19 Pandemie und den Folgen des russischen Angriffskrieges gegen die Ukraine geprägten Jahren, nur weiter zugenommen. Seine Mitarbeiter:innen beobachten zum Teil eine starke Steigerung der Arbeitslast. Aus diesen organisationalen Dynamiken ergibt sich ein größer werdender Bedarf nach innovativen Lösungen zur Effizienzsteigerung bzw. Automatisierung von Prozessen.

Kund:innen im öffentlichen Sektor sind gut vernetzt und kaufen gern erprobte Lösungen ein. Unternehmen, die einzelne Behörden von ihren Lösungen überzeugen, gewinnen dadurch wertvolle Referenzen, die mitunter schnelles, bundesweites Wachstum ermöglichen.

Wer sich bei Behörden einmal als verlässlicher Anbieter bewiesen hat, gewinnt mit ihnen langfristige und — aufgrund ihrer rechtsgebundenen Prozesse sowie staatlich gesicherten Finanzierung — verlässliche Geschäftspartner. Beliebte Anbieter werden im Rahmen bestimmter Vergabeverfahren proaktiv von Behörden kontaktiert.

Je besser die Anbieter und Lösungen sind, auf die der öffentliche Sektor zugreifen kann, desto besser gelingt seine digitale Transformation. Öffentliche Dienstleistungen können dann nicht nur effizienter, sondern auch für Bürger:innen und Unternehmen komfortabler bereitgestellt werden, wodurch das Gemeinwohl ansteigt.

Unternehmen profitieren von einfacheren und schnelleren Behördenprozessen und einer digitalen Infrastruktur, die mehr Anknüpfungspunkte für innovative Geschäftsmodelle und Lösungen bietet.

Situation:

Die öffentliche Beschaffung unterliegt strengen Vorschriften und bindet von Referaten, Abteilungen, Dezernaten u.Ä., über Vergabestellen und Digitalisierungsbeauftragte viele Akteure ein.

Was die vielen verschiedenen (aber ähnlich benannten) Vergabeverfahren unterscheidet, wie lang diese dauern, und was sie für Anbieter genau bedeuten, ist darüber hinaus schwer nachzuvollziehen.

Startups und junge KMU haben oft weder die Expertise noch die Ressourcen, um diese komplexen Prozesse und Akteursstrukturen aufzuschlüsseln und zu verstehen, wie sie diese für ihr Business Development nutzen können.

Lösungsansätze in diesem Playbook:

Teil 2 dieses Playbooks erklärt ausführlich, wie Beschaffung abläuft, welche Akteure involviert sind und welche Bedürfnisse diese haben. Ebenso erklärt der Teil, was die verschiedenen Vergabeverfahren unterscheidet, wie lange sie dauern und welche Relevanz sie für Startups und junge KMU haben.

Teil 3 dieses Playbooks erklärt Schritt-für-Schritt, wie Startups und junge KMU proaktiv ihre Lösungen an den öffentlichen Sektor verkaufen und dabei ggf. langwierige Ausschreibungsprozesse umgehen können

Situation:

Es gibt gefühlt hunderte verschiedene Websites von Kommunen, Ländern und Bund, die Ausschreibungen auflisten. Startups und junge KMU verstehen nicht, wie sie einen Überblick über diese vielen Websites gewinnen bzw. Ausschreibungen finden sollen, die zu ihren Kompetenzen passen.

Ebenso ist es schwer für Startups, ihre Erfolgschancen bei Ausschreibungen einzuschätzen.

Lösungsansätze in diesem Playbook:

Teil 2 dieses Playbooks erklärt die Landschaft der Vergabeplattformen und gibt Tipps, wie thematisch passende Ausschreibungen gefunden werden können. Außerdem erklärt dieser Teil, welche Vergabeverfahren für Startups und junge KMU am relevantesten sind.

Teil 3 dieses Playbooks gibt Hilfestellung dabei, abzuwägen, ob sich die Bewerbung auf eine bestimmte Ausschreibung lohnt oder nicht und schlüsselt das beste Vorgehen Schritt für Schritt auf.

Die Cheat-Sheets zu Bund und Ländern listen außerdem die wichtigsten Vergabeplattformen auf diesen Ebenen auf.

Situation:

Die stark juristisch und hierarchisch geprägte Arbeitskultur im öffentlichen Sektor hat oft zur Folge, dass Risiken vermieden bzw. unverhältnismäßig bewertet werden.

In Beschaffungsprozessen hat dies manchmal zur Folge, dass im Prozess von Bedarfsmeldung bis zur finalen Ausschreibung in etablierten Mustern gedacht wird. Bedarfsträger melden ihre Befarfe häufig bereits anbieter- und produktspezifisch und Beschaffungsstellen agieren risikoavers. In dieser Kombination werden Ausschreibungen so konzipiert, dass sie nur von bereits bekannten und relativ eingesessenen Unternehmen gewonnen werden können.

Lösungsansätze in diesem Playbook:

Teil 2 dieses Playbooks schafft ein Verständnis für die Grundprinzipien der öffentlichen Beschaffung (die eine grundlose Bevorzugung bestimmter Anbieter ausschließen) und erläutert die Möglichkeit von Anbietern, rechtlich gegen eine Vergabe vorzugehen, wenn sie diese Prinzipien verletzt sehen.

Teil 3 dieses Playbooks schafft ein Verständnis dafür, dass Startups und junge KMU deutlich mehr Möglichkeiten haben, sich und ihre Lösungen proaktiv bei öffentlichen Beschaffern bekannt zu machen, als meist angenommen wird. Dadurch können Startups und junge KMU ggf. vielversprechende Verhandlungsvergaben, Verhandlungsverfahren und/oder Rahmenvereinbarungen generieren, in denen für sie weniger Nachteile bestehen.

Situation:

Die Risikoaversität im öffentlichen Sektor kann auch dazu führen, dass Beschaffer unbewusstEignungs- und Wertungskriterien definieren, die Startups und junge KMU benachteiligen (z.B. viele erforderliche Referenzen oder hohe Jahresumsätze).

Lösungsansätze in diesem Playbook:

Teil 2 dieses Playbooks schafft ein Verständnis dafür, was Eignungs- und Wertungskriterien sind und welche Prinzipien bei ihrer Definition gelten sollen. Auch gegen diese können Anbieter ggf. rechtlich vorgehen.

Teil 3 dieses Playbooks schafft ein Verständnis dafür, dass Startups und junge KMU deutlich mehr Möglichkeiten haben, sich und ihre Lösungen proaktiv bei öffentlichen Beschaffern bekannt zu machen, als meist angenommen wird. Dadurch können Startups und junge KMU ggf. vielversprechende Verhandlungsvergaben, Verhandlungsverfahren und/oder Rahmenvereinbarungen generieren, in denen für sie weniger Nachteile bestehen. Ebenso können Startups und junge KMU zunächst Direktaufträge mit kleinen Auftragssummen avisieren, um Referenzen zu sammeln, oder mit Partnern kooperieren, um umfassenden Kriterien gerecht zu werden.

Situation:

Der öffentliche Sektor Deutschlands arbeitet mit sensitiven und personenbezogenen Daten. In Kombination mit der Risikoaversität ergibt sich insb. bei der Beschaffung von IT-Lösungen ein Fokus auf staatliche Souveränität, der dem Einkauf innovativer Lösungen von Startups und jungen KMU im Weg stehen kann.

Lösungsansätze in diesem Playbook:

Teil 2 dieses Playbooks informiert über die neusten Entwicklungen in diesem Bereich und stellt die EVB-IT Vertragsmuster vor, mit denen Anbieter von IT-Lösungen sich vertraut machen sollten.

Teil 3 dieses Playbooks bietet einen Guide, der IT-Anbietern dabei hilft, ihre IT-Lösungen im öffentlichen Sektor zu vermarkten und eine Checkliste, welche bei der Anpassung von Lösungen an die Bedürfnisse des öffentlichen Sektors hilft.