Die öffentliche Beschaffung

Inhaltsverzeichnis

1. Was sind Beschaffung und Vergabe?

„Beschaffung” und „Vergabe” sind nicht dasselbe. Beschaffung beschreibt den gesamten Einkaufsprozess, wohingegen die Vergabe nur den Teil dieses Prozesses beschreibt, in dem konkrete Angebote eingeholt, bewertet und Zuschläge erteilt werden.

Beschaffung" bezeichnet die Beauftragung privatwirtschaftlicher Unternehmen durch den öffentlichen Sektor. Bundes-, Landes-, und kommunale Behörden nutzen die Beschaffung, um Güter und Dienstleistungen einzukaufen.

Die „Vergabe” ist ein spezifischer Teil der Beschaffung. Im Rahmen der Vergabe holt der öffentliche Sektor konkrete Angebote ein, bewertet diese und erteilt Zuschläge. Aufgrund ihrer Wichtigkeit im Beschaffungsprozess unterliegt die Vergabe Vorschriften des Vergabe- und Haushaltsrechts.

 

2. Was unterscheidet Beschaffung im öffentlichen Sektor von privatwirtschaftlicher Beschaffung?

Zusammenfassung:

1. Öffentliche Beschaffer müssen sich an Grundprinzipien und Vorschriften halten, um sicherzustellen, dass Vergabe fair abläuft.

2. Die Grundprinzipien und Vorschriften werden von EU, Bund und Ländern vorgegeben.

3. Anbieter, die Grundprinzipien und Vorschriften verletzt sehen, können gegen die Vergabe mit Rechtsmitteln vorgehen.

4. Öffentliche Beschaffungszyklen dauern oft länger als in der Privatwirtschaft.

5. An Tech-Lösungen stellt der öffentliche Sektor besondere Anforderungen hinsichtlich Datenschutz und Informationssicherheit.

Die öffentliche Beschaffung macht in Deutschland ungefähr 13% des Bruttoinlandsproduktes aus. Dadurch wird sie zum wichtigen Wettbewerbsfaktor.

Damit öffentliche Beschaffer den hiesigen Wettbewerb durch den Einkauf von Gütern und Dienstleistungen nicht verzerren, unterliegt die Beschaffung klaren Grundprinzipien und umfangreichen Vorschriften, die teils von der EU, teils vom Bund und teils von den Ländern vorgegeben werden.

 

Das Beschaffungsamt des Bundes bietet eine gute Übersicht über die Grundprinzipien.

In der Regel müssen Beschaffer im öffentlichen Sektor:

... sich einen Überblick über die Breite des Angebots verschaffen („Markterkundung”).

... alle geeigneten Anbieter bei der Information über die gesuchte Leistung, bei der Einholung von Angeboten sowie der Bewertung von Angeboten gleich behandeln („Neutralität”).

... angemessene und transparente Kriterien („Eignungskriterien” und „Wertungskriterien”) definieren, mittels derer sie die Wirtschaftlichkeit verschiedener Angebote bewerten.

... ihre letztendliche Entscheidung für oder gegen ein Angebot nachvollziehbar auf Grundlage dieser Kriterien treffen.

Den Zuschlag soll in der Beschaffung in der Regel das „wirtschaftlichste” Angebot erhalten.

Zu dessen Bestimmung definieren Behörden Eignungs- und Wertungskriterien. Eignungskriterien bestimmen, welche Angebote für die ausgeschriebene Leistung grundsätzlich geeignet sind. Wertungskriterien bestimmen, welches der geeigneten Angebote das wirtschaftlichste ist.

Je komplexer und umfangreicher die gesuchte Leistung ist, desto umfassender muss die Wirtschaftlichkeit der eingereichten Angebote geprüft werden. Der Preis kann in solchen Fällen nicht das einzige Wertungskriterium sein.

Insgesamt müssen die definierten Eignungs- und Wertungskriterien zur Prüfung der Wirtschaftlichkeit erforderlich sein, angemessen sein und zum Auftragsgegenstand in Beziehung stehen.

Anbieter, welche diese Grundprinzipien und (weiter unten erläuterten) Vorschriften in einem öffentlichen Beschaffungsverfahren verletzt sehen, können eine Rüge aussprechen und sich an die jeweilige Vergabekammer wenden, um ein Nachprüfungsverfahren zu beantragen.

Da der öffentliche Sektor mit sensitiven und personenbezogenen Daten arbeitet, stellen seine Beschaffer in der Regel strenge Datenschutz-Anforderungen an Tech-Lösungen. Zum Beispiel vermeiden öffentliche Beschaffer Lösungen eher, wenn diese auf der Cloud-Infrastruktur nicht-europäischer Hyperscaler basieren. Durch neue Kooperationen von Hyperscalern mit deutschen IT-Unternehmen, neue Vertragsmuster und politische Impulse ändert sich dieser Umstand jedoch mehr und mehr.

 

3. Wie läuft Beschaffung ab?

Der genaue Ablauf der Beschaffung hängt vom Auftragswert und inhaltlichen Faktoren des Bedarfs und des Marktangebots ab.

Um den allgemeinen Ablauf der Beschaffung nachzuvollziehen, muss man die Rollen und Bedürfnisse der involvierten Akteure verstehen:

 

 ErläuterungAktivitäten in der BeschaffungBedürfnisseRelevanz für Startups & KMU
Leiter/innen von Abteilungen/Referaten/Dezernaten oder ÄhnlichenLeiten die Erbringung spezifischer öffentlicher Dienstleistungen für Bürger/innen

Formale Rolle: „Bedarfstelle"

Haben Bedarfe im Rahmen der alltäglichen Leistungserbringung ihrer Organisationseinheit.

Setzen am Ende die eingekauften Lösungen ein.

Wollen einen hochwertigen und verlässlichen Dienst erbringen.

Wollen die Erbringung und das Ansehen des Dienstes verbessern, aber kontroverse Änderungen vermeiden.

Kontakt vor der Ausschreibung relevant.
IT-AbteilungVerwaltet die IT-Infrastruktur einer Behörde operativ (z.B. Einkauf, Design, Implementation und Instandhaltung)

Formale Rolle: „Beschaffungsstelle" (für IT-Lösungen)

Konkretisiert und prüft IT-Bedarfe der Bedarfsstellen.

Verwaltet das Geld (in den meisten Fällen).

Bereitet Leistungsbeschreibung und Kriterien für die Vergabestelle vor.

 

Will die Funktionstüchtigkeit der bestehenden IT-Infrastruktur erhalten.

Interessiert sich für den Einkauf innovativer Lösungen, die echte Mehrwerte für die IT-Infrastruktur bringen

Kontakt vor und während der Ausschreibung relevant
Mitarbeitende der VergabestelleVerwalten die Vergabeprozesse einer Behörde und stellt deren Rechtskonformität sicher.

Formale Rolle: „Vergabestelle”

Führen die Vergabe durch.

Wollen effizient rechtskonforme Vergaben durchführen und Einsprüche oder Rechtsbehelfe von Anbietern vermeiden.

Wollen das beste Verhältnis von Preis und Leistung erzielen.

Kontakt während der Ausschreibung relevant
CDOs, CIOs, Digitalisierungs-beauftrage und InnovationslaboreCDOs, CIOs und Digitalisierungs-beauftragte lenken die IT- und Innovations-strategie einer Kommune / eines Landes / des Bundes auf strategischer Ebene. Gemeinsam mit Digitalisierungs- und Innovationslaboren verfolgen sie außerdem generelle Aktivitäten zur Innovationsförderung.Nehmen durch Strategien und Aktivitäten zur Innovationsförderung Einfluss auf die Aktivitäten der Bedarfs- und Beschaffungsstelle.

Wollen innovative Technologien im Sinne der Digitalisierungs-strategie einkaufen.

Wollen mit den neusten Technologie-Trends der Privatwirtschaft Schritt halten.

Kontakt vor der Ausschreibung relevant
Behördenleiter/innen, Direktor/innen, Bürgermeister/innenIn der hierarchisch geprägten Struktur des öffentlichen Sektors sind diese Akteure die wichtigsten Entscheidungsträger:innen innerhalb einer Behörde.

Haben eher viel Abstand zu den inhaltlich arbeitenden Abteilungen, Referaten u.Ä., sowie zu Beschaffungsprozessen.

Da Beschaffungsprozesse klaren gesetzlichen Vorschriften folgen müssen, können diese Autoritätspersonen den Einkauf einer bestimmten Lösung nicht einfach festlegen.

Wollen eine gut funktionierende Behörde leiten, die kosteneffektiv und unter Einhaltung aller rechtlichen Vorschriften hochwertige Dienste erbringt.

Wollen das Ansehen ihrer Behörde sowie ihr eigenes Ansehen verbessern, aber kontroverse Änderungen vermeiden.

Evtl. Kontakt vor der Ausschreibung relevant

Information:

Die Bedarfsstelle benötigt eine Lösung.

Die Beschaffungsstelle verwaltet das Geld und konkretisiert den Bedarf.

Die Vergabestelle führt die tatsächliche Vergabe durch.

Ablauf:

Man kann drei Phasen der Beschaffung unterscheiden:

 

Zusammenfassung:

1. Die Bedarfsstelle benötigt ein Produkt oder eine Dienstleistung und nimmt Kontakt mit der Beschaffungsstelle auf.

2. Die Beschaffungsstelle hilft der Bedarfsstelle durch Analysen und Recherchen dabei, den Bedarf zu konkretisieren und kommuniziert die Ergebnisse an die Vergabestelle.

3. Startups und KMU können schon vor einer Vergabe mit Bedarfs- und Beschaffungsstellen kommunizieren, um ihre Lösungen bekannt zu machen.

 

Die Beschaffung beginnt damit, dass eine Abteilung, ein Referat, ein Dezernat o.Ä. (die „Bedarfsstelle”) ein Produkt oder eine Dienstleistung benötigt. Es entsteht ein Bedarf. Zum Beispiel könnten bestehende Arbeitsmittel verschleißen oder ein Referat könnte von einer innovativen Lösung erfahren, welche die Arbeit des Referats effizienter machen würde.

Um den Bedarf zu erfüllen, kommuniziert die Bedarfsstelle ihn an die entsprechende Beschaffungsstelle. Zum Beispiel ist für die Beschaffung innovativer Tech-Lösungen in der Regel die IT-Abteilung zuständig.

Die Beschaffungsstelle übernimmt die Erfüllung des Bedarfs. Dazu hilft sie zunächst der Bedarfsstelle dabei, den Bedarf zu konkretisieren und zu verstehen, ob er durch bereits bestehende Ressourcen erfüllt werden kann. Wenn dies nicht der Fall ist, hilft die Beschaffungsstelle der Bedarfsstelle dabei, einen Überblick über die am Markt vorhandenen Lösungen zu gewinnen und die Kosten für die Bedarfserfüllung einzuschätzen.

Durch diese Schritte generieren die Bedarfs- und Beschaffungsstelle gemeinsam:

  • eine Leistungsbeschreibung, welche den zu erfüllenden Bedarf aufschlüsselt, indem sie entweder das zu lösende Problem oder die zu erbringende Leistung beschreibt;
  • Vorschläge für Eignungs- und Wertungskriterien, mittels derer die Wirtschaftlichkeit von verschiedenen Lösungen bewertet werden kann; und
  • in Einzelfällen bereits einen Vorschlag für das konkret anzuwendende Vergabeverfahren.

Mit diesem Zwischenergebnis wendet die Beschaffungsstelle sich an die zentrale Vergabestelle der Behörde

 

In dieser Phase unterliegt die Beschaffung relativ wenigen rechtlichen Vorschriften. Dadurch gibt es viel Gestaltungsspielraum.

Zum Beispiel ist in dieser Phase deutlich mehr Austausch zwischen Beschaffern und Anbietern möglich, als meistens angenommen wird.

Für Anbieter ist es vollkommen legitim, Bedarfs- und Beschaffungsstellen über ihre Lösungen zu informieren. Wenn besonders innovative und einzigartige Lösungen vertrieben werden, verletzt selbst ein engerer Austausch vor der Vergabe nicht das Neutralitäts-Prinzip. Denn wenn eine Lösung besonders einzigartig ist, gibt es auch keine Wettbewerber, die durch den Austausch ggf. benachteiligt werden könnten.

Zusammenfassung:

1. Der genaue Ablauf dieser Phase hängt vom Auftragswert und von inhaltlichen Faktoren der Beschaffung ab.

2. Die Vergabestelle legt das Vergabeverfahren fest, erstellt die Vergabeunterlagen, führt die Vergabe operativ durch und stellt die Rechtskonformität des Prozesses sicher.

3. Die Beschaffungsstelle ist in die Prüfung und Auswahl von Angeboten involviert, insb. bei Verhandlungsverfahren, Verhandlungsvergabe und Wettbewerblichen Dialog.

4. Startups & KMU müssen sich in dieser Phase an die Vorschriften des jeweiligen Vergabeverfahrens halten. Ihre Angebote unterliegen einer Bindefrist.

 

Die zentrale Vergabestelle der Behörde arbeitet in dieser Phase mit der Beschaffungsstelle zusammen, um konkrete Angebote einzuholen, zu bewerten, und einen Zuschlag zu erteilen. Dabei achtet die Vergabestelle darauf, dass die Vergabe rechtskonform abläuft, also den geltenden Grundprinzipien und Vorschriften entspricht.

Gemeinsam mit der Beschaffungsstelle legt die Vergabestelle die erwarteten Kosten fest, definiert die finale Leistungsbeschreibung, Eignungs- und Wertungkriterien und identifiziert mögliche Anbieter.

Auf dieser Basis legt die Vergabestelle das anzuwendende Vergabeverfahren fest und führt es durch. Welches Vergabeverfahren angewendet wird hängt zum einen vom Auftragswert der Beschaffung und zum anderen von inhaltlichen Faktoren ab.

 

Auftragswert

„Schwellenwerte" bestimmen, welche Vergabeverfahren für Beschaffungen mit bestimmten Auftragswerten grundsätzlich in Frage kommen.

Die wichtigsten Schwellenwerte werden von der EU definiert und vom Bund umgesetzt. Der aktuelle EU-Schwellenwert für übliche Liefer- und Dienstleistungen liegt bei 215.000 € netto.

Unterhalb der EU-Schwellenwerte definieren die Bundesministerien und Bundesländer oftmals weitere, eigene Schwellenwerte.

Die spezifischen Schwellenwerte von Bund und Ländern finden Sie in den Cheat-Sheets.

 

Inhaltliche Faktoren

Angebote, die Anbieter im Rahmen ihrer Beteiligung an Vergabeverfahren einreichen, unterliegen in der Regel einer „Bindefrist”. Die Bindefrist definiert den Zeitraum, in dem Bieter zivilrechtlich an ihr Angebot gebunden sind, es also nicht zurückziehen oder ändern können.

In dieser Phase unterliegt die Beschaffung vielen rechtlichen Vorschriften.

Dadurch gibt es wenig Gestaltungsspielraum und die Kommunikation mit den Behörden muss entsprechend dem Vergabeverfahren (oftmals streng formalisiert über Vergabeplattformen) erfolgen.

 

Zusammenfassung:

1. Die Vergabestelle führt die Abwicklung operativ durch.

2. Die Beschaffungsstelle organisiert die Einbindung der eingekauften Lösung in die bestehenden (IT-)Ressourcen.

3. Die Bedarfsstelle wendet die Lösung letztendlich an.

4. Bei der Beschaffung von IT-Lösungen kommen die EVB-IT Vertragsmuster zum Tragen.

 

Nachdem der Zuschlag erteilt wurde, wir die Vergabe abgewickelt.

Dabei führt die zentrale Vergabestelle die Abwicklung operativ durch, die Beschaffungsstelle organisiert die Einbindung der eingekauften Lösung in die bestehenden (IT-)Ressourcen und die Bedarfsstelle wendet die Lösung letztendlich an.

Bei der Abwicklung der Beschaffung von IT-Lösungen greifen Beschaffer überlicherweise auf die sogenannten „Ergänzenden Vertragsbedingungen für den Einkauf von IT-Leistungen” (EVB-IT) zurück.

 

Deep Dive: EVB-IT Vertragsmuster

Bei den EVB-IT handelt es sich um Vertragsmuster, die den Einkauf von IT-Leistungen vereinfachen sollen.

Die Verträge werden von der öffentlichen Hand in Abstimmung mit der Wirtschaft entwickelt und vom IT-Planungsrat beschlossen. Nachdem eine EVB-IT beschlossen wurde, ist sie von allen Bundesbehörden verpflichtend anzuwenden. Ebenso gelten in den meisten Bundesländern Vorschriften, welche die Verwendung der EVB-IT explizit einfordern.

Die 10 Vertragsmuster, die aus Vertragsformularen, AGBs und Leistungsnachweisen bestehen, decken die Beschaffung aller möglichen IT-Leistungen, ab — vom Einkauf von Produkten und Dienstleistungen bis zu deren Pflege und Überlassung.

 

Für Anbieter lohnt es sich, sich bereits bei der Konzeption ihrer Angebote an den EVB-IT Vertragsmustern zu orientieren.

Die Vertragsmuster können auf der Webseite des Bundes-CIO heruntergeladen werden.

4. Welche Vergabeverfahren gibt es und inwiefern sind diese für mein Unternehmen relevant?

Auftragswert unterhalb 215.000 €

Relevanz für Startups & junge KMUOffenheit des WettbewerbsInteraktionen zwischen Behörden und AnbieternMaximaler Auftragswert
MittelHochStreng formalisiert215.000 €

 

Perspektive für Startups & KMU:

Der mit der Angebotseinreichung verbundene Aufwand kann groß sein (Anmeldung auf Vergabeplattform, Sichtung der Leistungsbeschreibung und Kriterien, Erstellung und Abgabe des Angebots samt benötigter Nachweise).

Startups und junge KMU — insb. solche, die keine bis wenig relevante Referenzen und nur geringe Umsätze vorweisen können — haben relativ gesehen geringere Erfolgschancen.

Solche Unternehmen sollten sich nur dann auf Öffentliche Ausschreibungen bewerben, wenn ihr Profil perfekt auf die Ausschreibung passt und/oder sie bereits ein gutes Verhältnis zu den entsprechenden Beschaffern haben.

 

Wann wird das Verfahren angewendet?

In der Regel kommt dieses Verfahren zum Einsatz, wenn die Beschaffer den eigenen Bedarf konkret definieren können und im Rahmen ihrer Markterkundung ein breites Angebot passender Lösungen vorgefunden haben.

Bei Auftragsgwerten unterhalb der EU-Schwellenwerte steht die Öffentliche Ausschreibungen Beschaffern immer zur Verfügung.

 

Wie läuft das Verfahren ab?

1. Bei diesem Verfahren veröffentlicht die Vergabestelle eine Ausschreibung, in der sie alle Anbieter im deutschen Markt über ihren Bedarf informiert und bis zu einer angemessenen Frist zur Abgabe von Angeboten einlädt. Dazu wird das jeweilige Bundes-, Landes- oder kommunale Vergabeportal genutzt.

2. Die Interaktion zwischen Vergabestelle und Anbietern ist in jeder Phase streng formalisiert. Informationen müssen immer mit allen Anbietern geteilt werden und Anbieter dürfen nach Abgabe ihres Angebots nicht nachverhandeln.

3. Die eingegangenen Angebote werden von der Vergabestelle auf Basis der im Voraus festgelegten und transparent kommunizierten Eignungs- und Wertungskriterien auf ihre Wirtschaftlichkeit bewertet. Den Zuschlag erhält das Angebot, das in der Bewertung am besten abschneidet.

4. Daraufhin werden alle Bieter via das entsprechende Vergabeportal über die Entscheidung und die Gründe der Entscheidung informiert.

 

Zeitrahmen: 6-12 Monate von erster Markterkundung bis Zuschlag. Wenn Anbieter rechtlich gegen die Entscheidung vorgehen, kann sich der Zeitrahmen weiter strecken.

Relevanz für Startups & junge KMUOffenheit des WettbewerbsInteraktionen zwischen Behörde und AnbieternMaximaler Auftragswert
MittelMittelTeilweise streng formalisiert10.000 € bis 215.000 €, abhängig vom Bundesministerium / Bundesland

 

Perspektive für Startups & KMU:

Die Teilnahme an diesem Vergabeverfahren ist im ersten Schritt manchmal mit geringerem Aufwand verbunden, da für den Teilnahmewettbewerb noch keine Angebote, sondern Teilnahmeanträge eingereicht werden.

Startups und junge KMU — insb. solche, die keine bis wenig relevante Referenzen und nur geringe Umsätze vorweisen können — haben relativ gesehen geringere Erfolgschancen. Allerdings können sie in diesem mehrstufigen Vergabeverfahren ggf. besser abwägen, ob sich der Aufwand lohnt: Wenn ein Unternehmen erfolgreich einen Teilnahmewettbewerb besteht, hat es echte Chancen, den Zuschlag zu erhalten.

Insgesamt gilt aber auch hier: Startups und junge KMU sollten sich vor allem dann bewerben, wenn ihr Profil perfekt auf die Ausschreibung passt und/oder sie bereits ein gutes Verhältnis zu den entsprechenden Beschaffern haben.

 

Wann wird das Verfahren angewendet?

In der Regel kommt dieses Verfahren zum Einsatz, wenn der Auftragswert eher gering ist, die Beschaffer den eigenen Bedarf konkret definieren können und im Rahmen ihrer Markterkundung ein breites Angebot passender Lösungen vorgefunden haben.

Bei Auftragsgwerten underhalb der EU-Schwellenwerte steht die Beschränkte Ausschreibungen mit Teilnahmewettbewerb Beschaffern in Abhängigkeit der bundesministerien- bzw. landesspezifischen Schwellenwerte zur Verfügung (siehe Cheat-Sheets).

 

Wie läuft das Verfahren ab?

1. Bei diesem Verfahren bittet die Vergabestelle nur einen ausgewählten Kreis von Anbietern um die Einreichung eines Angebots. Diesen Kreis definiert die Vergabestelle selbst, auf Basis eines „Teilnahmewettbewerbs”. 

Beim Teilnahmewettbewerb gibt die Vergabestelle den Bedarf zunächst öffentlich bekannt und lädt Anbieter dazu ein, ihr Interesse und ihre Eignung in einem Teilnahmeantrag zu bekundigen. Dazu wird das jeweilige Bundes-, Landes- oder kommunale Vergabeportal genutzt. Die geeignetsten von diesen bilden den Kreis von ausgewählten Anbietern. In dieser Phase ist die Interaktion mit Anbietern noch nicht streng formalisiert.

2. Die ausgewählten Anbieter werden über den Bedarf informiert und dazu eingeladen, bis zu einer bestimmten Frist ein Angebot einzureichen.

3. Ab diesem Punkt ist die Interaktion zwischen Vergabestelle und Anbietern streng formalisiert. Informationen müssen immer mit allen ausgewählten Anbietern geteilt werden und Anbieter dürfen nach Abgabe ihres Angebots nicht nachverhandeln.

4. Die eingegangenen Angebote werden von der Vergabestelle auf Basis der im Voraus festgelegten und transparent kommunizierten Eignungs- und Wertungskriterien auf ihre Wirtschaftlichkeit bewertet. Den Zuschlag erhält das Angebot, das in der Bewertung am besten abschneidet.

5. Daraufhin werden alle Bieter via das entsprechende Vergabeportal über die Entscheidung und die Gründe der Entscheidung informiert.

 

Zeitrahmen: 6 bis 12 Monate von erster Markterkundung bis Zuschlag. Wenn Anbieter rechtlich gegen die Entscheidung vorgehen, kann sich der Zeitrahmen weiter strecken.

Relevanz für Startups & junge KMUOffenheit des WettbewerbsInteraktionen zwischen Behörde und AnbieternMaximaler Auftragswert
MittelNiedrigStreng formalisiert10.000 € bis 215.000 €, abhängig vom Bundesministerium / Bundesland

 

Perspektive für Startups & KMU:

Bei diesem Verfahren haben Startups und junge KMU relativ gesehen bessere Erfolgschancen, da sie, wenn sie zur Teilnahme eingeladen werden, bereits zu einem kleinen, ausgewählten Kreis von Anbietern gehören.

Für Startups und junge KMU liegt die Schwierigkeit darin, in den Kreis von Anbietern eingeladen zu werden. Dazu ist es essentiell, die eigenen Lösungen bei Beschaffern bekannt zu machen und im Unternehmens- und Lieferantenverzeichniss der Vergabestelle registriert zu sein.

 

Wann wird das Verfahren angewendet?

In der Regel kommt dieses Verfahren zum Einsatz, wenn der Auftragswert eher gering ist, die Beschaffer den eigenen Bedarf konkret definieren können, aber im Rahmen bisheriger Markterkundung oder Vergabeverfahren kein breites Angebot passender Lösungen vorgefunden haben.

Bei Auftragsgwerten underhalb der EU-Schwellenwerte steht die Beschränkte Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb Beschaffern nur in bestimmten Fällen und in Abhängigkeit der bundesministerien- bzw. landesspezifischen Schwellenwerte zur Verfügung (siehe Cheat-Sheets).

Beschaffer dürfen dieses Vergabeverfahren nur einsetzen, wenn sie bereits vorher eine öffentliche Ausschreibung durchgeführt haben, diese aber kein wirtschaftliches Angebot hervorgebracht hat, oder eine öffentliche Ausschreibung bzw. eine beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb „einen Aufwand verursachen würde, der zu dem erreichten Vorteil oder dem Wert der Leistung im Missverhältnis stehen würde.

 

Wie läuft das Verfahren ab?

1. Bei diesem Verfahren bittet die Vergabestelle nur einen ausgewählten Kreis von mindestens drei Anbietern um die Einreichung eines Angebots. Diesen Kreis definiert die Vergabestelle selbst, auf Basis der bisherigen Marktrecherche. Typischerweise wenden Beschaffer sich hierbei an Anbieter, mit denen sie für ihren Bedarf bereits in Kontakt stehen, bzw. Anbieter, von denen sie bereits in der Vergangenheit Lösungen für andere Bedarfe eingekauft haben, oder die aus anderen Gründen bereits im jeweiligen Unternehmens- und Lieferantvenverzeichnis der Vergabestelle registriert sind.

2. Die ausgewählten Anbieter werden über den Bedarf informiert und dazu eingeladen, bis zu einer bestimmten Frist ein Angebot einzureichen.

3. Ab diesem Punkt ist die Interaktion zwischen Vergabestelle und Anbietern streng formalisiert. Informationen müssen immer mit allen ausgewählten Anbietern geteilt werden und Anbieter dürfen nach Abgabe ihres Angebots nicht nachverhandeln.

4. Die eingegangenen Angebote werden von der Vergabestelle auf Basis der im Voraus festgelegten und transparent kommunizierten Eignungs- und Wertungskriterien auf ihre Wirtschaftlichkeit bewertet. Den Zuschlag erhält das Angebot, das in der Bewertung am besten abschneidet.

5. Daraufhin werden alle Bieter via das entsprechende Vergabeportal über die Entscheidung und die Gründe der Entscheidung informiert.

 

Zeitrahmen: 3 bis 6 Monate von erster Markterkundung bis Zuschlag.

Relevanz für Startups & junge KMUOffenheit des WettbewerbsInteraktionen zwischen Behörde und AnbieternMaximaler Auftragswert
HochMittelNicht streng formalisiert10.000 € bis 215.000 €, abhängig vom Bundesministerium / Bundesland

 

Perspektive für Startups & KMU:

Die Teilnahme an diesem Vergabeverfahren ist im ersten Schritt manchmal mit geringerem Aufwand verbunden, da für den Teilnahmewettbewerb noch keine Angebote, sondern Teilnahmeanträge eingereicht werden.

Startups und junge KMU haben bei diesem Verfahren außerdem relativ gesehen bessere Erfolgschancen, weil sie nach Abgabe ihres Angebots individuell mit den Beschaffern nachverhandeln können. Ab diesem Schritt hängt der Erfolg also hauptsächlich davon ab, wie gut man sich an die Anforderungen der Beschaffer anpassen kann.

 

Wann wird das Verfahren angewendet?

In der Regel kommt dieses Verfahren zum Einsatz, wenn der Auftragswert eher gering ist, und die Beschaffer einen wiederkehrenden, besonders dringenden, oder besonders innovativen Bedarf haben.

Bei Auftragsgwerten underhalb der EU-Schwellenwerte steht die Verhandlungsvergabe (mit oder ohne Teilnahmewettbewerb) Beschaffern nur in bestimmten Fällen und in Abhängigkeit der bundesministerien- bzw. landesspezifischen Schwellenwerte zur Verfügung (siehe Cheat-Sheets).

Beschaffer dürfen dieses Verfahren nur einsetzen, wenn die Beschaffung einen von 17 inhaltlichen Punkten erfüllt. Der 17. dieser Punkte ließe grundsätzlich zu, jegliche Ausschreibungen unterhalb der bundesministerien- bzw. landesspezifischen Schwellenwerte als Verhandlungsvergabe (mit oder ohne Teilnahmewettbewerb) zu vergeben, allerdings wird dies von Vergabestellen unterschiedlich gehandhabt.

Viele Vergabestellen wenden die Verhandlungsvergabe nur an, wenn sie dafür valide inhaltliche Gründe sehen, z.B., wenn die Anschaffung nur „von einem bestimmten Unternehmen erbracht oder bereitgestellt werden kann, oder der Auftrag „konzeptionelle oder innovative Lösungen umfasst. Andere Gründe könnten sein, dass die Beschaffer eine bereits eingekaufte Lösung erneut einkaufen wollen, oder eine neue Lösung besonders dringend benötigen.

 

Wie läuft das Verfahren ab?

1. Bei diesem Verfahren bittet die Vergabestelle nur einen ausgewählten Kreis von Anbietern zur Einreichung eines Angebots. Diesen Kreis definiert die Vergabestelle selbst, auf Basis eines „Teilnahmewettbewerbs”. 

Beim Teilnahmewettbewerb gibt die Vergabestelle den Bedarf zunächst öffentlich bekannt und lädt Anbieter dazu ein, ihr Interesse und ihre Eignung in einem Teilnahmeantrag zu bekundigen. Dazu wird das jeweilige Bundes-, Landes- oder kommunale Vergabeportal genutzt. Die geeignetsten von diesen bilden den Kreis von ausgewählten Anbietern. In dieser Phase ist die Interaktion mit Anbietern noch nicht streng formalisiert.

2. Die ausgewählten Anbieter werden über den Bedarf der Vergabestelle informiert und dazu eingeladen, bis zu einer bestimmten Frist ein Angebot einzureichen.

3. Die Interaktion zwischen Vergabestelle und Anbietern ist nicht streng formalisiert. Anbieter dürfen auch nach Abgabe ihres Angebots individuell mit der Vergabestelle über Konditionen verhandeln.

4. Die eingegangenen Angebote werden von der Vergabestelle auf Basis der im Voraus festgelegten und transparent kommunizierten Eignungs- und Wertungskriterien auf ihre Wirtschaftlichkeit bewertet. Den Zuschlag erhält das Angebot, das in der Bewertung am besten abschneidet.

5. Daraufhin werden alle Bieter via das entsprechende Vergabeportal über die Entscheidung und die Gründe der Entscheidung informiert.

 

Zeitrahmen: 3 bis 12 Monate von erster Markterkundung bis Zuschlag. Wenn Anbieter rechtlich gegen die Entscheidung vorgehen, kann sich der Zeitrahmen weiter strecken.

Relevanz für Startups & junge KMUOffenheit des WettbewerbsInteraktionen zwischen Behörde und AnbieternMaximaler Auftragswert
Sehr hochNiedrigNicht streng formalisiert10.000 € bis 215.000 €, abhängig vom Bundesministerium / Bundesland

 

Perspektive für Startups & KMU:

Unterhalb Auftragswerten von €215 000 ist dieses Verfahren für Startups und junge KMU das Wichtigste. Beschaffer können dieses Verfahren bis zu den bundesministerien- bzw. landesspezifischen Schwellenwerten frei einsetzen und dies ist insb. dann explizit durch das Vergaberecht legitimiert, wenn eine innovative oder einzigartige Lösung eingekauft werden soll.

Startups und junge KMU, die eine markteinzigartige und innovative Lösung anbieten — insb. solche, die noch nicht über einschlägige Referenzen oder hohe Jahresumsätze verfügen — sollten proaktives Business Development betreiben, um so möglicherweise eine Direktvergabe auszulösen.

Dazu ist es essentiell, die eigenen Lösungen bei Beschaffern bekannt zu machen, ihren innovativen und einzigartigen Charakter klar zu kommunizieren und im Unternehmens- und Lieferantenverzeichnis der Vergabestelle registriert zu sein.

 

Wann wird das Verfahren angewendet?

In der Regel kommt dieses Verfahren zum Einsatz, wenn derAuftragswert eher gering ist, und die Beschaffer einen wiederkehrenden, besonders dringenden, oder besonders innovativen Bedarf haben.

Bei Auftragsgwerten underhalb der EU-Schwellenwerte steht die Direktvergabe Beschaffern nur in bestimmten Fällen und in Abhängigkeit der bundesministerien- bzw. landesspezifischen Schwellenwerte zur Verfügung (siehe Cheat-Sheets).

Beschaffer dürfen dieses Verfahren nur einsetzen, wenn die Beschaffung einen von 17 inhaltlichen Punkten erfüllt. Der 17. dieser Punkte ließe grundsätzlich zu, jegliche Ausschreibungen unterhalb der bundesministerien- bzw. landesspezifischen Schwellenwerte als Direktvergabe zu vergeben, allerdings wird dies von Vergabestellen unterschiedlich gehandhabt.

Viele Vergabestellen wenden die Direktvergabe nur an, wenn sie dafür valide inhaltliche Gründe sehen, z.B., wenn die Anschaffung nur „von einem bestimmten Unternehmen erbracht oder bereitgestellt werden kann”, oder der Auftrag „konzeptionelle oder innovative Lösungen umfasst”. Andere Gründe könnten sein, dass die Beschaffer eine bereits eingekaufte Lösung erneut einkaufen wollen, oder eine neue Lösung besonders dringend benötigen.

 

Wie läuft das Verfahren ab?

1. Bei diesem Verfahren bittet die Vergabestelle nur einen ausgewählten Kreis von mindestens drei Anbietern um die Einreichung eines Angebots. Diesen Kreis definiert die Vergabestelle selbst, auf Basis der bisherigen Marktrecherche. 

Typischerweise wenden Beschaffer sich hierbei an Anbieter, mit denen sie für ihren Bedarf bereits in Kontakt stehen, bzw. Anbieter, von denen sie bereits in der Vergangenheit Lösungen für andere Bedarfe eingekauft haben, oder die aus anderen Gründen bereits im jeweiligen Unternehmens- und Lieferantvenverzeichnis der Vergabestelle registriert sind.

2. Die ausgewählten Anbieter werden über den Bedarf der Vergabestelle informiert und dazu eingeladen, bis zu einer bestimmten Frist ein Angebot einzureichen.

3. Die Interaktion zwischen Vergabestelle und Anbietern ist nicht streng formalisiert. Anbieter dürfen auch nach Abgabe ihres Angebots individuell mit der Vergabestelle über Konditionen verhandeln.

4. Die eingegangenen Angebote werden von der Vergabestelle auf Basis der im Voraus festgelegten und transparent kommunizierten Eignungs- und Wertungskriterien auf ihre Wirtschaftlichkeit bewertet. Den Zuschlag erhält das Angebot, das in der Bewertung am besten abschneidet.

5. Daraufhin werden alle Bieter via das entsprechende Vergabeportal über die Entscheidung und die Gründe der Entscheidung informiert.

 

Zeitrahmen: 1 bis 12 Monate von erstem Kontakt bis Zuschlag.

Direktvergabe vs. Direktauftrag

„Direktvergabe” und „Direktauftrag” sind nicht dasselbe.

Direktvergabe: Ein Vergabeverfahren, das bei Auftragssummen von bis zu €10 000 bzw. €215 000 eingesetzt werden kann (genauer Wert abhängig vom Bundesland / Bundesministerium). Es müssen die Angebote von mindestens drei unterschiedlichen Anbietern eingeholt werden.

Direktauftrag: Gewünschte Leistungen werden von Beschaffern einfach direkt eingekauft, ohne, dass vorher Angebote eingeholt werden. Direktaufträge können bei Auftragssummen von bis zu €500 bzw. €25 000 eingesetzt werden (genauer Wert abhängig vom Bundesland)

Exkurs: Unternehmens- und Lieferantenverzeichnis

Im Unternehmens- und Lieferantenverzeichnis halten Vergabestellen eine Liste fachkundiger, gesetzestreuer, verlässlicher und effektiver Anbieter bestimmter Sektoren vor.

Dieses Verzeichnis wird insb. bei der Anwendung von Beschränkten Ausschreibungen, Verhandlungsverfahren und Verhandlungsvergaben genutzt, die keinen Teilnahmewettbewerb vorsehen. Bei diesen Verfahren werden drei potenzielle Anbieter direkt kontaktiert, die sich u.a. aus dem Verzeichnis speisen können.

Für die Aufnahme in das Unternehmens- und Lieferantenverzeichnis einer Behörde ist in der Regel ein schriftlicher Antrag bei der entsprechenden Vergabestelle notwendig, ggf. ergänzt durch Nachweise hinsichtlich der Qualifikation des Anbieters.

Auftragswert oberhalb 215.000 €

Hinweis:

Das Offene Verfahren erfolgt analog zur Öffentlichen Ausschreibung. Der wichtigste Unterschied sind der maximale Auftragswert und dass anstelle von deutschen Vergabeportalen das EU-Portal „Tenders Electronic Daily” (TED) genutzt wird.

Relevanz für Startups & junge KMU 

Offenheit des Wettbewerbs

Interaktionen zwischen Behörden und Anbietern

Maximaler Auftragswert

MittelHochStreng formalisiertKein Maximum

 

Perspektive für Startups & KMU:

Der mit der Angebotseinreichung verbundene Aufwand kann groß sein (Anmeldung auf Vergabeplattform, Sichtung der Leistungsbeschreibung und Kriterien, Erstellung und Abgabe des Angebots samt benötigter Nachweise).

Startups und junge KMU — insb. solche, die keine bis wenig relevante Referenzen und nur geringe Umsätze vorweisen können — haben relativ gesehen geringere Erfolgschancen.

Solche Unternehmen sollten sich nur dann auf Offene Verfahren bewerben, wenn ihr Profil perfekt auf die Ausschreibung passt und/oder sie bereits ein gutes Verhältnis zu den entsprechenden Beschaffern haben.

 

Wann wird das Verfahren angewendet?

In der Regel kommt dieses Verfahren zum Einsatz, wenn die Beschaffer den eigenen Bedarf konkret definieren können und im Rahmen ihrer Markterkundung ein breites Angebot passender Lösungen vorgefunden haben.

Bei Auftragsgwerten unterhalb der EU-Schwellenwerte steht die Öffentliche Ausschreibungen Beschaffern immer zur Verfügung.

 

Wie läuft das Verfahren ab?

1. Bei diesem Verfahren veröffentlicht die Vergabestelle eine Ausschreibung, in der sie alle Anbieter im europäischen Markt über ihren Bedarf informiert und bis zu einer angemessenen Frist zur Abgabe von Angeboten einlädt. Dazu wird das EU-Portal „Tenders Electronic Daily” (TED) genutzt.

2. Die Interaktion zwischen Vergabestelle und Anbietern ist in jeder Phase streng formalisiert. Informationen müssen immer mit allen Anbietern geteilt werden und Anbieter dürfen nach Abgabe ihres Angebots nicht nachverhandeln.

3. Die eingegangenen Angebote werden von der Vergabestelle auf Basis der im Voraus festgelegten und transparent kommunizierten Eignungs- und Wertungskriterien auf ihre Wirtschaftlichkeit bewertet. Den Zuschlag erhält das Angebot, das in der Bewertung am besten abschneidet.

4. Daraufhin werden alle Bieter via TED über die Entscheidung und die Gründe der Entscheidung informiert.

 

Zeitrahmen: 6-12 Monate von erster Markterkundung bis Zuschlag. Wenn Anbieter rechtlich gegen die Entscheidung vorgehen, kann sich der Zeitrahmen weiter strecken.

Hinweis:

Das Nicht offene Verfahren erfolgt analog zur Beschränkten Ausschreibung. Der wichtigste Unterschied sind der maximale Auftragswert und dass anstelle von deutschen Vergabeportalen das EU-Portal „Tenders Electronic Daily” (TED) genutzt wird.

Relevanz für Startups & junge KMUOffenheit des WettbewerbsInteraktionen zwischen Behörde und AnbieternMaximaler Auftragswert
MittelMittelTeilweise streng formalisiertKein Maximum

 

Perspektive für Startups & KMU:

Die Teilnahme an diesem Vergabeverfahren ist im ersten Schritt manchmal mit geringerem Aufwand verbunden, da für den Teilnahmewettbewerb noch keine Angebote, sondern Teilnahmeanträge eingereicht werden.

Startups und junge KMU — insb. solche, die keine bis wenig relevante Referenzen und nur geringe Umsätze vorweisen können — haben relativ gesehen geringere Erfolgschancen. Allerdings können sie in diesem mehrstufigen Vergabeverfahren ggf. besser abwägen, ob sich der Aufwand lohnt: Wenn ein Unternehmen erfolgreich einen Teilnahmewettbewerb besteht, hat es echte Chancen, den Zuschlag zu erhalten.

Insgesamt gilt aber auch hier: Startups und junge KMU sollten sich vor allem dann bewerben, wenn ihr Profil perfekt auf die Ausschreibung passt und/oder sie bereits ein gutes Verhältnis zu den entsprechenden Beschaffern haben.

 

Wann wird das Verfahren angewendet?

In der Regel kommt dieses Verfahren zum Einsatz, wenn der Auftragswert eher gering ist, die Beschaffer den eigenen Bedarf konkret definieren können und im Rahmen ihrer Markterkundung ein breites Angebot passender Lösungen vorgefunden haben.

Bei Auftragsgwerten oberhalb der EU-Schwellenwerte steht das Nicht-offene Verfahren mit Teilnahmewettbewerb Beschaffern immer zur Verfügung.

 

Wie läuft das Verfahren ab?

1. Bei diesem Verfahren bittet die Vergabestelle nur einen ausgewählten Kreis von Anbietern um die Einreichung eines Angebots. Diesen Kreis definiert die Vergabestelle selbst, auf Basis eines “Teilnahmewettbewerbs”. 

Beim Teilnahmewettbewerb gibt die Vergabestelle den Bedarf zunächst öffentlich bekannt und lädt Anbieter dazu ein, ihr Interesse und ihre Eignung in einem Teilnahmeantrag zu bekundigen. Dazu wird das EU-Portal “Tenders Electronic Daily” (TED) genutzt. Die geeignetsten von diesen bilden den Kreis von ausgewählten Anbietern. In dieser Phase ist die Interaktion mit Anbietern noch nicht streng formalisiert.

2. Die ausgewählten Anbieter werden über den Bedarf informiert und dazu eingeladen, bis zu einer bestimmten Frist ein Angebot einzureichen.

3. Ab diesem Punkt ist die Interaktion zwischen Vergabestelle und Anbietern streng formalisiert. Informationen müssen immer mit allen ausgewählten Anbietern geteilt werden und Anbieter dürfen nach Abgabe ihres Angebots nicht nachverhandeln.

4. Die eingegangenen Angebote werden von der Vergabestelle auf Basis der im Voraus festgelegten und transparent kommunizierten Eignungs- und Wertungskriterien auf ihre Wirtschaftlichkeit bewertet. Den Zuschlag erhält das Angebot, das in der Bewertung am besten abschneidet.

5. Daraufhin werden alle Bieter via TED über die Entscheidung und die Gründe der Entscheidung informiert.

 

Zeitrahmen: 9 bis 12 Monate von erster Markterkundung bis Zuschlag. Wenn Anbieter rechtlich gegen die Entscheidung vorgehen, kann sich der Zeitrahmen weiter strecken.

Hinweis:

Das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb erfolgt analog zur Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb. Der wichtigste Unterschied sind der maximale Auftragswert und dass anstelle von deutschen Vergabeportalen das EU-Portal „Tenders Electronic Daily” (TED) genutzt wird.

Relevanz für Startups & junge KMUOffenheit des WettbewerbsInteraktionen zwischen Behörde und AnbieternMaximaler Auftragswert
HochMittelNicht streng formalisiertKein Maximum

 

Perspektive für Startups & KMU:

Die Teilnahme an diesem Vergabeverfahren ist im ersten Schritt manchmal mit geringerem Aufwand verbunden, da für den Teilnahmewettbewerb noch keine Angebote, sondern Teilnahmeanträge eingereicht werden.

Startups und junge KMU haben bei diesem Verfahren außerdem relativ gesehen bessere Erfolgschancen, weil sie nach Abgabe ihres Angebots individuell mit den Beschaffern nachverhandeln können. Ab diesem Schritt hängt der Erfolg also hauptsächlich davon ab, wie gut man sich an die Anforderungen der Beschaffer anpassen können.

 

Wann wird das Verfahren angewendet?

In der Regel kommt dieses Verfahren zum Einsatz, wenn die Beschaffer einen komplexen oder ausgefallenen Bedarf haben, bei dem nicht klar ist, inwiefern er mit marktüblichen Lösungen gedeckt werden kann.

Bei Auftragsgwerten oberhalb der EU-Schwellenwerte steht das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb Beschaffern nur in bestimmten Fällen zur Verfügung.

Beschaffer dürfen dieses Verfahren nur einsetzen, wenn die Beschaffung einen von 5 inhaltlichen Punkten erfüllt. Zum Beispiel ist die Anwendung dieses Verfahrens gestattet, wenn die Vergabe “konzeptionelle Lösungen oder innovative Lösungen umfasst” oder die Beschaffer den Bedarf und die für seine Erfüllung notwendingen technischen Mittel nicht genau beschreiben können.

Oberhalb des EU-Schwellenwerts ist das Verhandlungsverfahren erst seit ein paar Jahren gestattet, weshalb Beschaffer es derzeit nur selten anwenden.

 

Wie läuft das Verfahren ab?

1. Bei diesem Verfahren bittet die Vergabestelle nur einen ausgewählten Kreis von Anbietern zur Einreichung eines Angebots. Diesen Kreis definiert die Vergabestelle selbst, auf Basis eines „Teilnahmewettbewerbs”. 

Beim Teilnahmewettbewerb gibt die Vergabestelle den Bedarf zunächst öffentlich bekannt und lädt Anbieter dazu ein, ihr Interesse und ihre Eignung in einem Teilnahmeantrag zu bekundigen. Dazu wird das EU-Portal „Tenders Electronic Daily” (TED) genutzt. Die geeignetsten von diesen bilden den Kreis von ausgewählten Anbietern. In dieser Phase ist die Interaktion mit Anbietern nicht streng formalisiert.

2. Die ausgewählten Anbieter werden über den Bedarf informiert und dazu eingeladen, bis zu einer bestimmten Frist ein Angebot einzureichen.

3. Die Interaktion zwischen Vergabestelle und Anbietern ist nicht streng formalisiert. Anbieter dürfen auch nach Abgabe ihres Angebots individuell mit der Vergabestelle über Konditionen verhandeln.

4. Die eingegangenen Angebote werden von der Vergabestelle auf Basis der im Voraus festgelegten und transparent kommunizierten Eignungs- und Wertungskriterien auf ihre Wirtschaftlichkeit bewertet. Den Zuschlag erhält das Angebot, das in der Bewertung am besten abschneidet.

5. Daraufhin werden alle Bieter via TED über die Entscheidung und die Gründe der Entscheidung informiert.

 

Zeitrahmen: 3 bis 12 Monatevon erster Markterkundung bis Zuschlag. Wenn Anbieter rechtlich gegen die Entscheidung vorgehen, kann sich der Zeitrahmen weiter strecken.

Hinweis:

Das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb erfolgt analog zur Direktvergabe. Der wichtigste Unterschied sind der maximale Auftragswert und dass anstelle von deutschen Vergabeportalen das EU-Portal „Tenders Electronic Daily” (TED) genutzt wird.

Relevanz für Startups & junge KMUOffenheit des WettbewerbsInteraktionen zwischen Behörde und AnbieternMaximaler Auftragswert
Sehr hochNiedrigNicht streng formalisiertKein Maximum

 

Perspektive für Startups & KMU:

Oberhalb Auftragswerten von €215 000 ist dieses Verfahren für Startups und junge KMU eines der Wichtigsten. Zwar wird das Verfahren aktuell nur selten von Beschaffern eingesetzt, allerdings ist seine Anwendung explizit durch das Vergaberecht legitimiert, wenn eine am Markt einzigartige Lösung eingekauft werden soll.

Startups und junge KMU, die eine markteinzigartige und innovative Lösung anbieten — insb. solche, die noch nicht über einschlägige Referenzen oder hohe Jahresumsätze verfügen — sollten proaktives Business Development betreiben, um so möglicherweise ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb auszulösen.

Dazu ist es essentiell, die eigenen Lösungen bei Beschaffern bekannt zu machen, ihren innovativen und einzigartigen Charakter klar zu kommunizieren im Unternehmens- und Lieferantenverzeichnis der Vergabestelle registriert zu sein.

 

Wann wird das Verfahren angewendet?

In der Regel kommt dieses Verfahren zum Einsatz, wenn die Beschaffer einen wiederkehrenden oder besonders dringenden Bedarf haben, oder einen Bedarf, der eine am Markt einzigartige Lösung erfordert.

Bei Auftragsgwerten oberhalb der EU-Schwellenwerte steht das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb Beschaffern nur in bestimmten Fällen zur Verfügung.

Beschaffer dürfen dieses Verfahren nur einsetzen, wenn die Beschaffung einen von 9 inhaltlichen Punkten erfüllt. Zum Beispiel ist die Anwendung dieses Verfahrens gestattet, wenn die Anschaffung nur „von einem bestimmten Unternehmen erbracht oder bereitgestellt werden kann,weil aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist”. Andere Gründe könnten sein, dass die Beschaffer eine bereits eingekaufte Lösung erneut einkaufen wollen, oder eine neue Lösung besonders dringend benötigen.

Oberhalb des EU-Schwellenwerts ist das Verhandlungsverfahren erst seit ein paar Jahren gestattet, weshalb Beschaffer es derzeit nur selten anwenden.

 

Wie läuft das Verfahren ab?

1. Bei diesem Verfahren bittet die Vergabestelle nur einen ausgewählten Kreis von mindestens drei Anbietern um die Einreichung eines Angebots. Diesen Kreis definiert die Vergabestelle selbst, auf Basis der bisherigen Marktrecherche. 

Typischerweise wenden Beschaffer sich hierbei an Anbieter, mit denen sie für ihren Bedarf bereits in Kontakt stehen, bzw. Anbieter, von denen sie bereits in der Vergangenheit Lösungen für andere Bedarfe eingekauft haben, oder die aus anderen Gründen bereits im jeweiligen Unternehmens- und Lieferantvenverzeichnis der Vergabestelle registriert sind.

2. Die ausgewählten Anbieter werden über den Bedarf der Vergabestelle informiert und dazu eingeladen, bis zu einer bestimmten Frist ein Angebot einzureichen.

3. Die Interaktion zwischen Vergabestelle und Anbietern ist nicht streng formalisiert. Anbieter dürfen auch nach Abgabe ihres Angebots individuell mit der Vergabestelle über Konditionen verhandeln.

4. Die eingegangenen Angebote werden von der Vergabestelle auf Basis der im Voraus festgelegten und transparent kommunizierten Eignungs- und Wertungskriterien auf ihre Wirtschaftlichkeit bewertet. Den Zuschlag erhält das Angebot, das in der Bewertung am besten abschneidet.

5. Daraufhin werden alle Bieter via das entsprechende Vergabeportal über die Entscheidung und die Gründe der Entscheidung informiert.

 

Zeitrahmen: 1 bis 12 Monate von erstem Kontakt bis Zuschlag.

Relevanz für Startups & junge KMUOffenheit des WettbewerbsInteraktionen zwischen Behörde und AnbieternMaximaler Auftragswert
HochMittelNicht streng formalisiertKein Maximum

 

Perspektive für Startups & KMU:

Die Teilnahme an diesem Vergabeverfahren ist im ersten Schritt manchmal mit geringerem Aufwand verbunden, da für den Teilnahmewettbewerb noch keine Angebote, sondern Teilnahmeanträge eingereicht werden.

Startups und junge KMU haben bei diesem Verfahren außerdem relativ gesehen bessere Erfolgschancen, weil sie den Beschaffern im Austausch dabei helfen können, zu verstehen, ob die eigene Lösungen den Bedarf erfüllen kann, bzw. die individuelle Anpassung der eigenen Lösung zu planen. Ab diesem Schritt hängt der Erfolg also hauptsächlich davon ab, wie gut man sich an die Anforderungen der Beschaffer anpassen können.

 

Wann wird das Verfahren angewendet?

In der Regel kommt dieses Verfahren zum Einsatz, wenn die Beschaffer einen komplexen oder ausgefallenen Bedarf haben, bei dem nicht klar ist, inwiefern er mit marktüblichen Lösungen gedeckt werden kann.

Bei Auftragsgwerten oberhalb der EU-Schwellenwerte steht der wettbewerbliche Dialog Beschaffern nur in bestimmten Fällen zur Verfügung.

Beschaffer dürfen dieses Verfahren nur einsetzen, wenn die Beschaffung einen von 5 inhaltlichen Punkten erfüllt. Zum Beispiel ist die Anwendung dieses Verfahrens gestattet, wenn die Vergabe „konzeptionelle Lösungen oder innovative Lösungen umfasst” oder die Beschaffer den Bedarf und die für seine Erfüllung notwendingen technischen Mittel nicht genau beschreiben können.

Oberhalb des EU-Schwellenwerts ist das Verhandlungsverfahren erst seit ein paar Jahren gestattet, weshalb Beschaffer es derzeit nur selten anwenden.

 

Wie läuft das Verfahren ab?

1. Bei diesem Verfahren bittet die Vergabestelle nur einen ausgewählten Kreis von Anbietern zur Einreichung eines Angebots. Diesen Kreis definiert die Vergabestelle im Rahmen eines „Teilnahmewettbewerbs”. 

Beim Teilnahmewettbewerb gibt die Vergabestelle ihren Bedarf zunächst öffentlich bekannt und lädt Anbieter dazu ein, ihr Interesse und ihre Eignung in einem Teilnahmeantrag zu bekundigen. Dazu wird das EU-Portal „Tenders Electronic Daily” (TED) genutzt. Die geeignetsten von diesen bilden den Kreis von ausgewählten Anbietern. In dieser Phase ist die Interaktion mit Anbietern noch nicht streng formalisiert.

2. Mit den ausgewählten Anbietern treten die Vergabe- und Beschaffungsstelle in einen Dialog, um die bestmögliche Lösung für den Bedarf zu identifizieren.

3. Die Interaktion zwischen Beschaffern und Anbietern ist nicht streng formalisiert. Alle Aspekte des Auftrags dürfen besprochen und verhandelt werden.

4. Falls die Beschaffer im Rahmen der Dialoge keine geeignete Lösung identifizieren, können sie die Vergabe abbrechen.

5. Wenn die Beschaffer im Rahmen der Dialoge geeignete Lösungen identifizieren, laden sie die entsprechenden Anbieter zur Abgabe von Angeboten ein.

6. Die eingegangenen Angebote werden von der Vergabestelle auf Basis der im festgelegten Eignungs- und Wertungskriterien auf ihre Wirtschaftlichkeit bewertet. Den Zuschlag erhält das Angebot, das in der Bewertung am besten abschneidet.

7. Daraufhin werden alle Bieter via TED über die Entscheidung und die Gründe der Entscheidung informiert.

 

Zeitrahmen: 9 bis 12 Monate von erster Markterkundung bis zum Zuschlag. Wenn Anbieter rechtlich gegen die Entscheidung vorgehen, kann sich der Zeitrahmen weiter strecken.

Hinweis:

Die Innovationspartnerschaft erfolgt größtenteils analog zum Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb. Der wichtigste Unterschied ist der explizite Fokus auf die Förderung einzigartiger Lösungen, die kurz vor Marktreife stehen sowie die Tatsache, dass mehrere Anbieter den Zuschlag erhalten können.

Relevanz für Startups & junge KMUOffenheit des WettbewerbsInteraktionen zwischen Behörde und AnbieternMaximaler Auftragswert
MittelMittelNicht streng formalisiertKein Maximum

 

Perspektive für Startups & KMU:

Die Teilnahme an diesem Vergabeverfahren ist im ersten Schritt manchmal mit geringerem Aufwand verbunden, da für den Teilnahmewettbewerb noch keine Angebote, sondern Teilnahmeanträge eingereicht werden.

Startups und junge KMU haben bei diesem Verfahren außerdem relativ gesehen bessere Erfolgschancen, weil sie nach Abgabe ihres Angebots individuell mit den Beschaffern nachverhandeln können und auch mehrere Anbieter den Zuschlag erhalten können. Ab diesem Schritt hängt der Erfolg also hauptsächlich davon ab, wie gut man sich an die Anforderungen der Beschaffer anpassen können.

Wichtig zu beachten ist allerdings, dass Innovationspartnerschaften bislang kaum von Vergabestellen eingesetzt werden.

 

Wann wird das Verfahren angewendet?

Innovationspartnerschaften sollen zum Einsatz kommen, wenn der öffentliche Sektor innovative oder einzigartige Produkte als Erstkunde einkauft. Tatsächlich werden sie jedoch ausgesprochen selten eingesetzt.

Behörden können das Beschaffungsinstrument der Innovationspartnerschaft dazu nutzen, um als Erstkunde von innovativen bzw. einzigartigen Produkten und Lösungen zu agieren, die noch nicht auf dem Markt existieren, aber kurz vor der Marktreife stehen.

Allerdings werden Innovationspartnerschaften bislang kaum von Vergabestellen eingesetzt. Seit Schaffung des Verfahrens 2016 gab es deutschlandweit weniger als 100 Ausschreibungen für Innovationspartnerschaften.

Dies hat unter anderem damit zu tun, dass der öffentliche Sektor zum Einkauf von besonders einzigartigen oder innovativen Lösungen auch Verhandlungsverfahren (mit oder ohne Teilnahmewettbewerb) sowie Wettbewerbliche Dialoge nutzen kann.

 

Wie läuft das Verfahren ab?

1. Bei diesem Verfahren bittet die Vergabestelle nur einen ausgewählten Kreis von Anbietern zur Einreichung eines Angebots. Diesen Kreis definiert die Vergabestelle selbst, auf Basis eines „Teilnahmewettbewerbs”. 

Beim Teilnahmewettbewerb gibt die Vergabestelle den Bedarf zunächst öffentlich bekannt und lädt Anbieter dazu ein, ihr Interesse und ihre Eignung in einem Teilnahmeantrag zu bekundigen. Dazu wird das EU-Portal „Tenders Electronic Daily” (TED) genutzt. Die geeignetsten von diesen bilden den Kreis von ausgewählten Anbietern. In dieser Phase ist die Interaktion mit Anbietern nicht streng formalisiert.

2. Die ausgewählten Anbieter werden über den Bedarf der Vergabestelle informiert und dazu eingeladen, bis zu einer bestimmten Frist ein Angebot einzureichen.

3. Die Interaktion zwischen Vergabestelle und Anbietern ist nicht streng formalisiert. Anbieter dürfen auch nach Abgabe ihres Angebots individuell mit der Vergabestelle über Konditionen verhandeln.

4. Die eingegangenen Angebote werden von der Vergabestelle auf Basis der im Voraus festgelegten und transparent kommunizierten Eignungs- und Wertungskriterien auf ihre Wirtschaftlichkeit bewertet. Den Zuschlag erhält das Angebot, das in der Bewertung am besten abschneidet. Anders als bei anderen Verfahren kann bei der Innovationspartnerschaft nicht nur einem, sondern auch mehreren Anbietern der Zuschlag erteilt werden. Dies kann z.B. sinnvoll sein, wenn verschiedene Anbieter unterschiedliche, aber ähnlich vielversprechende und wirtschaftliche Konzepte zur Lösung des Bedarfs vorgelegt haben.

5. Daraufhin werden alle Bieter via TED über die Entscheidung und die Gründe der Entscheidung informiert.

 

Falls innerhalb der Verhandlungsphase eine zum Bedarf passende Lösung auf den Markt kommt, wird das Vergabeverfahren in der Regel abgebrochen.

 

Zeitrahmen: 3 bis 12 Monate von erster Markterkundung bis Zuschlag. Wenn Anbieter rechtlich gegen die Entscheidung vorgehen, kann sich der Zeitrahmen weiter strecken.

Zusätzlich relevantes Instrument der Beschaffung

Relevanz für Startups & junge KMUOffenheit des WettbewerbsInteraktionen zwischen Behörde und AnbieternMaximaler Auftragswert
MittelUnterschiedlichUnterschiedlichKein Maximum

 

Perspektive für Startups & KMU:

Rahmenvereinbarungen verringern den administrativen Aufwand, weshalb sie sowohl unter Beschaffern als auch Anbietern ein beliebtes Instrument sind.

Wenn Startups und junge KMU es auf eine Rahmenvereinbarung schaffen, kann dies ihnen mit relativ wenig Aufwand potenziell viel geschäft im öffentlichen Sektor einbringen.

Wie schwierig der Abschluss einer Rahmenvereinbarung ist, hängt vom spezifischen Vergabeverfahren ab, über das die Rahmenvereinbarung abgeschlossen wird.

 

Rahmenvereinbarungen stellen einen einfachen Weg für Beschaffer dar, einen qualifizierten Kreis von Anbietern zu erstellen, und aus diesem ohne umständliches Vergabeverfahren immer wieder anzuheuern.

Eine Rahmenvereinbarung kann mit nur einem einzelnen Unternehmen/Konsortium, oder einem Kreis von mehreren Unternehmen/Konsortien geschlossen werden. Im letzterem Fall erfolgt die Vergabe der Einzelaufträge innerhalb der Rahmenvereinbarung nach den in der Rahmenvereinbarung festgelegten Bedingungen und Wertungskriterien.

Neue Rahmenvereinbarungen mit einem oder mehreren Unternehmen/Konsortien werden regulär nach einem der oben erläuterten Vergabeverfahren abgeschlossen. Seit 2016 sind Rahmenvereinbarungen für alle Beschaffungsvorhaben zulässig.

5. Was muss ich über Vergabeplattformen wissen?

1. Um von Vergabeverfahren zu erfahren, eignet sich bund.de, die Sammelplattform der Bundesregierung.

2. Dort kann man aber nicht auf die Ausschreibungen bieten. Zum Bieten muss man sich bei den jeweiligen kommunen- bzw. landesspezifischen Vergabeplattformen registrieren, auf denen die Ausschreibung ursprünglich veröffentlicht wurde.

3. CPV-Codes können bei der Suche nach passenden Ausschreibungen hilfreich sein.

Die Landschaft der Vergabeplattformen ist fragmentiert.

Es gibt zunehmend übergreifende Vergabewebsites, welche die Ausschreibungen von Vergabeplattformen des Bundes, der Länder und der Kommunen sammeln (z.B. bund.de). Auf diesen können Anbieter sich auch individuelle Newsletter zu bestimmten Beschaffungskategorien einrichten (z.B. „Informationstechnik”), um automatisch über neue Ausschreibungen informiert zu werden.

Vergabeplattformen sortieren Ausschreibungen unter anderem nach CPV-Codes.

 

„CPV” steht für „Common Procurement Vocabulary”, zu Deutsch „Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge“. Sie sind ein EU-weiter Standard und beschreiben den Auftragsgegenstand einer Vergabe.

Es lohnt sich, auf der Website des Bundes die entsprechenden CPV-Codes für die eigenen Lösungen zu identifizieren, und auf Vergabeplattformen nach diesen zu suchen.

Insgesamt gibt es 9.454 ineinander geschachtelte CPV-Codes.

Beispiel: Der CPV-Code für die Kategorie „Softwarepakete und Informationssysteme” lautet 48000000-8. Innerhalb dieses Codes gibt es die Unterkategorie „Softwarepaket für Vernetzung, Internet und Intranet, mit dem Code 48200000-0, welche wiederum noch spezifischere Unterkategorien enthält.

Um Angebote für diese Ausschreibungen einzureichen, müssen Anbieter sich aber in der Regel für spezifische kommunale oder Landes-Plattformen registrieren. In der Praxis erfordert das von Anbietern, sich eine Vielzahl von Logins anzulegen und mit heterogenen Vergabeplattformen vertraut zu machen. Bei manchen Vergabeplattformen muss man zur Übermittlung von Angeboten zunächst proprietäre Software herunterladen und lokal installieren.

 

6. Wo kann ich noch mehr über den rechtlichen Rahmen der Beschaffung erfahren?

Insgesamt gibt es neun wichtige Vorschriften, die regeln, wie öffentliche Beschaffung in Deutschland funktioniert.

 

1. EU-Vergaberichtlinie 2014/24/EU

Diese regelt die Grundsätze der öffentlichen Beschaffung im europäischen Binnenmarkt, also z.B. Grundprinzipien der Vergabe sowie den EU-Schwellenwert und die Vergabeverfahren, die oberhalb dieses Schwellenwerts zum Einsatz kommen.
 

2. Vergabeverordnung (VgV)

Die VgV wurde von der deutschen Regierung erlassen und setzt die EU-Vergaberichtlinie innerhalb Deutschlands um. Sie befasst sich also ausschließlich mit der Beschaffung oberhalb des EU-Schwellenwerts.
 

3. Unterschwellenvergabeordnung (UVgO)

Die UVgO wurde von der deutschen Regierung erlassen und regelt die Durchführung der Beschaffung unterhalb des EU-Schwellenwerts. In den Prinzipien, den Vergabeverfahren und ihrer Anwendbarkeit verhält sie sich größtenteils analog zur VgV. Neben der UVgO wird die Beschaffung unterhalb des EU-Schwellenwerts von den Vergabeverordnungen der deutschen Bundesländer geregelt.