Je effizienter und effektiver die Beschaffungsprozesse und –strukturen ausgestaltet sind, desto besser funktioniert die Beschaffung im Allgemeinen. Für die Beschaffung von Innovationen gilt das allerdings im besonderen Maße. Das erfordert oftmals eine Restrukturierung der bestehenden Einkaufsorganisation und damit ein Change-Management.
Einbettung der Beschaffungsstelle in die Organisationsstruktur
Je frühzeitiger die Beschaffungsabteilung in die Beschaffungsprozesse eingebunden wird, desto besser kann sie ihre Aufgabe erfüllen und eine entsprechende Hebelwirkung haben. Das heißt, dass sie im Idealfall bereits bei der Bedarfsentstehung eingebunden wird, da dann noch der benötigte Gestaltungsspielraum vorhanden ist, um strategisch agieren zu können.
Um diesem Anspruch gerecht werden zu können, muss die Beschaffungsfunktion zentralisiert werden und in die Organisationsstruktur entsprechend eingebettet werden (Zentralisierung der Beschaffungsstrukturen). Das führt weiterhin zu einer Professionalisierung des Einkaufs und somit zu einer Effizienzsteigerung der Einkaufsaktivitäten. Zudem erhält die Beschaffung dadurch ein eindeutiges Mandat innerhalb der Organisation (Leadership des Einkaufs). Erst dann kann die effiziente und effektive Ressourcennutzung für eine strategische Beschaffung im Schulterschluss mit den Bedarfsträgern und Fachabteilungen gewährleistet werden. Die daraus resultierenden erfolgreichen Beschaffungsprojekte sollten dann auch in alle relevanten Bereiche kommuniziert werden, um die Akzeptanz zu erhöhen.
Strategische Beschaffung
Für die strategische Ausrichtung der Beschaffungsabteilung ist eine Beschaffungsstrategie unerlässlich. Sie definiert nicht nur die grundlegende Zielsetzung der Beschaffungsabteilung, sondern beinhaltet auch das Selbstverständnis, Werte und Grundsätze, die festgelegten Prozesse und Strukturen innerhalb der Abteilung (Organisationsstruktur) inklusive der damit zusammenhängenden Kompetenzen und Zuständigkeiten sowie Informationen zum Umgang mit Lieferanten, der Performance Messung sowie des Reportings und Berichtswesens.
Die Inhalte der Einkaufsstrategie sollten dann auch in Form eines Einkaufshandbuchs an alle Mitarbeiter der Einkaufsabteilung kommuniziert werden.