Effizienzsteigerung und Kostenreduktion durch Bedarfsbündelung und Zentralisierung
Aufgrund gewachsener Strukturen im Einkauf war bis zum Projektstart noch keine Standardisierung der internen Beschaffungsprozesse erfolgt. Lieferantenbeziehungen sind historisch gewachsen und unterlagen keinem festgelegten Auswahl- oder Entwicklungsprozess. In der Verbandsgemeinde gab es außerdem keine zentrale Erfassung und Verwaltung von Einkaufsdaten (z.B. Einkaufsvolumen, Mengen und Vertragsdaten) und bei kleineren Volumina erfolgte eine Beschaffung „am Einkauf vorbei“.
Konkrete Ziele im Rahmen der Neuaufsetzung des Warengruppenmanagements waren u.a.:
1. Schaffung von Transparenz in der Einkaufsabteilung
• Analyse des Datenmaterials in den einzelnen Gemeinden
• Auswertung der Datenstruktur und Analyse der vorhandenen Warengruppenstrukturen
2. Bildung von Sub-Warengruppen
3. Erarbeitung von konkreten Maßnahmen zur Optimierung des aktuellen Standes
• Erschließen von Einsparpotenzialen durch intelligente Vertragsgestaltung
• Prüfen von Bündelungspotenzialen
• Identifikation möglicher Maßnahmen zur Kostenoptimierung
4. Umsetzung konkreter Maßnahmen und damit signifikante Reduzierung der Lieferantenpreise