Digitalisierte Verfahrensabläufe im Einkauf für mehr Transparenz und Steuerungsmöglichkeiten
Bis Januar 2021 sorgten 200 Beschaffer für die Bedarfe von 2000 Mitarbeitern der Stadt Ludwigsburg; dezentral, situativ. Die Frage „Wer hat was, wieviel, wann, bei wem, zu welchem Preis bestellt“ konnte so ohne Weiteres nicht beantwortet werden.
Durch unterschiedlichste Prozesse und dezentrale Ressourcenverwaltung fehlte es an Transparenz- und Steuerungsmöglichkeiten. Aufgrund der dezentralen Prozesse war es sehr schwierig, belastbare Leistungsverzeichnisse für die Ausschreibung von Rahmenverträgen zu erhalten. Sortimente und Artikel waren entweder wenig bekannt oder mussten aufwändig recherchiert werden, so dass eine qualitative Neuausrichtung insbesondere auch in Sachen Nachhaltigkeit schwierig war. Gerade das war nicht hinnehmbar, da die Messlatte bereits sehr hoch lag. Denn schon 2014 hatte Stadt Ludwigsburg den Deutschen Nachhaltigkeitspreis für vorbildliche Verwaltung erhalten. 2019 folgte die Auszeichnung „Klimaaktive Kommune“ und 2020 der BME-Preis „Innovation schafft Vorsprung“.
Daher nahm man sich in Ludwigsburg vor, Einkauf und Ausschreibung fest miteinander zu verzahnen. Digitalisierte Verfahrensabläufe sollten zu Transparenz und Steuerungsmöglichkeiten führen. Dies sollte neben Aspekten der Wirtschaftlichkeit insbesondere auch die nachhaltige Beschaffung bei der Stadt Ludwigsburg stärken. Resultierend daraus sollten erhöhte Bündelungseffekte und Preisvorteile verwaltungsweit realisiert werden.
Erfahren Sie im nachfolgenden Praxisbeispiel mehr über die Vorgehensweise mit dem diese Projektziele erreicht wurden.