Wissen ist eine wertvolle Ressource – dies gilt natürlich auch in der öffentlichen Beschaffung. Doch oft wird das vorhandene Wissen noch nicht mit anderen geteilt. Dabei hätte dies viele Vorteile. Wir möchten diese in unserem aktuellen Beitrag vorstellen und außerdem konkrete Beispiele für Wissensmanagement in der Beschaffung aufzeigen.
Was bedeutet „Wissensmanagement“ und warum ist es so hilfreich im Alltag?
Unter Wissensmanagement werden alle Maßnahmen verstanden, die dazu dienen, Wissen zu sammeln, festzuhalten und zu verteilen bzw. für andere zugänglich zu machen.
Jede einzelne Mitarbeiterin und jeder einzelne Mitarbeiter in einer Beschaffungsstelle verfügt über einen bestimmten Wissens- und Informationsstand. Dies kann beispielsweise Wissen über den Beschaffungsprozess, Marktkenntnisse zu bestimmten Warengruppen oder Erkenntnisse aus einer Markterkundung sein. Das Vorhandensein dieses Wissens ist enorm wichtig, denn damit ist bereits das erste Ziel von Wissensmanagement erfüllt: Wissen erwerben.
In der Praxis wird dieses Wissen aber oft nicht festgehalten und mit anderen geteilt, sondern verbleibt in den Köpfen der jeweiligen Personen. Dabei verfolgt Wissensmanagement neben dem reinen Erwerb von Wissen noch weitere Ziele: Wissen speichern, nutzen und teilen.
Unterschieden werden kann zwischen implizitem und explizitem Wissen (Quelle: www.sage.com). Bei explizitem Wissen handelt es sich um dokumentiertes und reproduzierbares Wissen. Dies können z.B. Beschaffungsrichtlinien oder Prozessbeschreibungen sein. Implizites Wissen hingegen meint die Erfahrungen und das Können einzelner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Es ist zunächst in den Köpfen des Einzelnen gespeichert und schwer reproduzierbar bzw. teilbar. Implizites sollte also in explizites Wissen umgewandelt werden, damit daraus kollektives Wissen werden kann.
Die Vorteile liegen dabei auf der Hand: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können schneller auf Informationen zugreifen und ersparen sich ggf. doppelten Rechercheaufwand. Prozesse können aufgrund einer verbesserten Handlungszeit durch wegfallende Informationssuche beschleunigt werden. Durch die Einbindung von Kolleginnen und Kollegen kann das zusammengetragene Wissen permanent erweitert und aktualisiert werden.
Beispiele für Wissensmanagement in der öffentlichen Beschaffung
Folgende konkrete Beispiele sollen verdeutlichen, wie in der (öffentlichen) Beschaffung Wissen festgehalten und weitergegeben werden kann:
- Einkaufshandbuch:
Ein Einkaufshandbuch kann als internes Wissensdokument für alle Beschaffungsmitarbeiter dienen und hilft dabei, dass alle nach denselben Prozessen und Regeln arbeiten. Es erhöht die Transparenz und dient als Nachschlagewerk für neue Mitarbeiter oder im Vertretungsfall. Einfließen sollten alle Aspekte, die die Ziele der Beschaffung, die Beschaffungsstrategie, den Beschaffungsprozess und die Zuständigkeiten bzw. Aufgaben betreffen. Je nach Kontext und Fragestellung können aber auch noch weitere Punkte wie bspw. Einkaufskennzahlen aufgenommen werden.
- Warengruppensteckbrief:
Eine Aufgabe im Rahmen des Warengruppenmanagements ist die Ableitung von geeigneten Strategien. Diese Strategien geben vor, wie zukünftig mit den verschiedenen Warengruppen umgegangen werden soll und sind Grundlage zur Steuerung der Warengruppen. Basis für die Erarbeitung der richtigen Strategie ist zum einen die Analyse und Klassifizierung (Handelt es sich um Standardprodukte oder um strategische Produkte?) sowie das Sammeln der wesentlichen Informationen zur Warengruppe. Ein Warengruppensteckbrief kann dabei helfen dies alles festzuhalten. So kann ein solches Dokument, was für jede Warengruppe erstellt wird, Informationen zu (potenziellen) Lieferanten, zum Markt sowie zu Marktentwicklungen oder Aussagen über das Innovationspotenzial einer Warengruppe enthalten. Die abgeleitete Strategie kann ebenfalls im Warengruppensteckbrief festgehalten werden.
- Kennzahlen-Steckbrief
Die Erfolgsmessung in der Beschaffung gelingt durch die Auswertung von Kennzahlen. Aus diesen Auswertungen lassen sich außerdem Maßnahmen zur Steuerung der Beschaffungsorganisation ableiten. Um Fehlinterpretationen und Auswertungsfehler zu vermeiden, kann für jede Kennzahl ein Kennzahlen-Steckbrief erstellt werden. Dieser beschreibt die Aussagekraft hinter der jeweiligen Kennzahl sowie deren Berechnungsgrundlage und kann bereits Zielvorgaben enthalten. Außerdem enthält er Informationen zum Auswertungsturnus sowie zu den Adressaten, an die die jeweilige Kennzahl reportet werden soll.
- Erkenntnisse aus der Markterkundung:
Um potenzielle Lieferanten für Innovationen identifizieren zu können, ist eine umfassende Markterkundung nötig. Diese findet bereits recht früh im Beschaffungsprozess statt, nachdem die Beschaffung über den Bedarf in Kenntnis gesetzt wurde. Im Idealfall ist die Einbindung so früh erfolgt, dass auch noch ausreichend Zeit für die Markterkundung bleibt. Die gewonnenen Informationen und Erkenntnisse aus der Markterkundung sollten auf jeden Fall festgehalten werden. Bei zukünftigen Bedarfen kann so darauf zurückgegriffen werden und man erspart sich doppelten Recherche-Aufwand. Außerdem können Kolleginnen und Kollegen die Informationen für ihre Beschaffungsprojekte nutzen.
Darüber hinaus sind noch unternehmens- oder abteilungsinterne FAQs, Wikis oder Blogs denkbar.
Mit wem Wissen teilen? Und wie?
Mit wem genau soll eigentlich Wissen geteilt werden? Nur mit Kolleginnen und Kollegen aus der Beschaffung? Mit anderen Unternehmensbereichen? Oder mit externen Schnittstellen? Wenn diese Fragen beantwortet sind, lassen sich leichter die Wissensmanagement-Aktivitäten bestimmen. Ein Einkaufshandbuch z.B. dient in der Regel als Nachschlagewerk innerhalb der Beschaffungs- und Vergabestelle. Gewonnenes Wissen aus einer Markterkundung kann darüber hinaus auch mit dem Bedarfsträger/dem Fachbereich geteilt werden. FAQs könnten z.B. im Intranet für alle veröffentlicht werden.
Es leuchtet ein, dass Wissen nur dann sinnvoll mit anderen geteilt werden kann, wenn es auch digital verfügbar ist. Nur dann besteht auch die Möglichkeit, dass mehrere Personen gemeinsam Wissen aufbauen und aktualisieren können. Dafür kann auf die Unterstützung von IT-Tools oder sog. Kollaborationsplattformen zurückgegriffen werden. Dies bietet sich vor allem dann an, wenn Wissen außerhalb der Abteilung geteilt werden soll. Wenn nur Kolleginnen und Kollegen aus der Beschaffung gemeinsam an Wissensdokumenten arbeiten, kann auch die Nutzung eines Abteilungs-Laufwerks sinnvoll sein. Dabei sollte jedoch darauf geachtet werden, dass alle nötigen Personen darauf Zugriff haben und dass stets am aktuellsten Dokument gearbeitet wird.
Wissen zu teilen und gemeinsam weiter aufzubauen ist also gar nicht so kompliziert!
Übrigens: viel Wissen zur innovativen öffentlichen Beschaffung haben wir in der KOINNO-Toolbox gesammelt und möchten dies gerne mit Ihnen teilen.
Was Sie noch interessieren könnte:
KOINNO-Toolbox – Einkaufshandbuch: https://toolbox.koinno-bmwi.de/auswahlfragen/chooseRole/role,beschaffung/roleWithinBeschaffung/roleBeschaffung,strategisch/adjustToollistStrategisch/adjustToollistStrategisch,all/werkzeugliste/Liste_L1%20%28Komplett%20Leitung%29/werkzeug-steckbrief/126
KOINNO-Toolbox – Warengruppenstrategie (inkl. Vorlage Warengruppensteckbrief): https://toolbox.koinno-bmwi.de/auswahlfragen/chooseRole/role,beschaffung/roleWithinBeschaffung/roleBeschaffung,strategisch/adjustToollistStrategisch/adjustToollistStrategisch,all/werkzeugliste/Liste_L1%20%28Komplett%20Leitung%29/werkzeug-steckbrief/127
KOINNO-Toolbox – Einkaufskennzahlen (inkl. Vorlage Kennzahlensteckbrief): https://toolbox.koinno-bmwi.de/auswahlfragen/chooseRole/role,beschaffung/roleWithinBeschaffung/roleBeschaffung,strategisch/adjustToollistStrategisch/adjustToollistStrategisch,all/werkzeugliste/Liste_L1%20%28Komplett%20Leitung%29/werkzeug-steckbrief/141