Die Berechnung von Lebenszykluskosten (LZK) bedarf zwar einiger Vorbereitung im Vorfeld einer Produktbeschaffung, jedoch können – richtig angewendet – langfristige Kosten eingeplant, Risiken minimiert und innovative Lösungen beschafft werden. Doch was sind Lebenszykluskosten genau und wie werden sie berechnet?
In der LZK-Berechnung werden alle Kostenbestandteile einbezogen
Werden die Lebenszykluskosten bereits bei der Planung einer Produktbeschaffung errechnet, kann auf dieser Grundlage das wirtschaftlichste Angebot ausgewählt werden. Es handelt sich demnach um einen Bewertungsansatz, der bereits zu Beginn des Beschaffungsprozesses eines Produktes zur Anwendung kommt (→ KOINNO-Toolbox).
Entscheidend ist dabei die Berücksichtigung aller Kostenbestandteile, die vor, während und nach einer Vergabe anfallen können. Das heißt, dass neben dem (Anschaffungs-)Preis auch alle Folgekosten wie Betriebs- und Entsorgungskosten in die Ausschreibung als Kriterien mit einfließen. Allerdings bleiben alle Kriterien, die eine strategische Zielsetzung verfolgen, außen vor. Soll also ein Produkt beschafft werden, das ökologischen oder sozialen Aspekten gerecht wird, dann sollte der sogenannte MEAT-Ansatz (Most Economically Advantageous Tender) angewandt werden (→ KOINNO-E-Learning).
Innovation und Wirtschaftlichkeit stehen bei der LZK-Berechnung im Fokus
Lediglich sieben Prozent benutzen diese Methode bei allen Ausschreibungen. Dies ist ein Ergebnis der von der Universität der Bundeswehr München durchgeführten Befragung von öffentlichen Auftraggebern aus dem Jahr 2018 (→ Ergebnisse der Umfrage 2018). Immerhin 21 Prozent der Befragten gaben an, dass sie die Methode häufig einsetzen würden, während 22 Prozent dies nur gelegentlich tun. 44 Prozent der Umfrageteilnehmer tun dies dagegen selten bis gar nicht.
Dabei hat die Methode einige wesentliche Vorteile: Zum einen werden alle Kostenbestandteile einbezogen, die auch zukünftig anfallen werden. Somit bleiben unangenehme Überraschungen aus, denn diese Kosten können bereits vorab budgetiert werden. Zum anderen werden frühzeitig Risiken identifiziert, infolgedessen jene risikobehaftete Angebote nicht in Frage kommen.
Als weiterer wesentlicher Aspekt kann genannt werden, dass Lieferanten mit innovativen und wirtschaftlichen Lösungen eher eine Chance erhalten, den Zuschlag zu erhalten. Der Anschaffungspreis solcher Lösungen liegt zwar häufig höher, jedoch kann sich nach Berechnung der Lebenszykluskosten heraus kristallisieren, dass die Folgekosten so gering sind, dass das Angebot attraktiver ist. Dies trifft beispielsweise auf Produkte aus ökologisch abbaubaren Materialien zu, die letztlich geringere Entsorgungskosten aufweisen können, als Produkte aus „herkömmlichen” Materialien.
Der LZK-Tool-Picker erleichtert das Definieren von Zuschlagskriterien
Um der Angst vor Fehlern in einer Ausschreibung zu begegnen, hat die Universität der Bundeswehr München im Auftrag des Kompetenzzentrums einen Lebenszyklus-Tool-Picker entwickelt, der eine Auswahl an vorhandenen und erprobten Tools zur LZK-Berechnung bietet. Außerdem werden dort auch wesentliche LZK-Eigenschaften wie Ziele, Inhalte, Prozesse und Berechnungsmethoden aufgeführt.
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