Am 15. Mai 2024 legten wir beim „Challenge-Geber-Day“ den Fokus auf das wichtige Instrument der Markterkundung: Wie gehen die Häuser damit um? Welche Prozesse sind praktikabel? Und nicht zuletzt: Wer hat den Hut für Markterkundungen auf?
KOINNO hat die Veranstaltung in Zusammenarbeit mit dem Deutschen Vergabenetzwerk (DVNW) im Haus der Bundespressekonferenz in Berlin durchgeführt. Wir diskutierten Verfahren zur Markterkundung und haben uns den KOINNOvationsplatz – die KOINNO-Plattform zur Durchführung rechtskonformer Markterkundungen –genau angeschaut.
Kernproblemen in der öffentlichen Beschaffung entgegenwirken
Das öffentliche Beschaffungswesen muss sich in einem komplexen gesamtwirtschaftlichen und gesellschaftlichen Umfeld vielfältigen Herausforderungen stellen. Dazu zählen die Versorgungssicherheit, das Transparenzgebot, die Einhaltung von Vorschriften und Regularien, das Sicherstellen von Effizienz und Wirtschaftlichkeit, die Umsetzung von Nachhaltigkeitszielen, sozialer Verantwortung und das Einhalten von Umweltstandards.
Eine besondere Bedeutung hat das Voranbringen der technologischen Integration und Digitalisierung, vor allem mit dem Ziel der Prozessautomatisierung und dem Risikomanagement in Bezug auf Cybersicherheit. All diese Aufgaben müssen als Bedarfsstellungen formuliert, in Beschaffungsprojekten abgebildet, umgesetzt und als Ausschreibungen an den Markt gebracht werden.
Dabei ergeben sich zwei Kernprobleme:
Problem 1 - Die Zahl der eingereichten Angebote hat sich in den letzten zehn Jahren durchschnittlich halbiert, womit trotz der Marktorientierung des Vergaberechts faktisch kaum ein Markt vorzufinden ist und somit kein Wettbewerb entsteht.
Problem 2 - Zu beschaffende Leistungen werden im Zuge der Digitalisierung immer komplexer und kaum mehr mit klassischen Leistungsbeschreibungen beschreibbar.
Markterkundung in der öffentlichen Beschaffung mit Hilfe von Challenges!
KOINNO hat eine Lösung – den KOINNOvationsplatz. Die öffentliche Verwaltung hat durch das neue Tool die Möglichkeit, ihre beschaffungsrelevanten Herausforderungen und Problemstellungen bekannt zu machen, also eine Challenge auszurufen. Damit werden Anbieter aufgefordert, Ideen zur Lösung einzureichen. Dies erfolgt vor einem konkreten Beschaffungsprojekt in der Phase der Bedarfsentstehung. Also zu einem Zeitpunkt, an dem die Problemstellung, aber eben noch nicht die Lösung (passendes Produkt oder Dienstleistung) beschrieben werden kann. Somit ist eventuell auch gar nicht bekannt, ob es eine passende Lösung am Markt gibt oder gar ein konkreter Anbieter existiert.
Die Challengeplattform ist interaktiv und bietet öffentlichen Auftraggebern und Anbietern vor einem Ausschreibungs- und Vergabeverfahren die Möglichkeit, in Kontakt zu treten. Die Plattform dient ausschließlich der Markterkundung und stellt keine Vergabeplattform dar. Somit erfolgt keine Beauftragung. Der Fokus liegt für öffentliche Auftraggeber darauf, neue bzw. noch nicht etablierte Lösungsansätze auf dem Markt auszuloten und bereits in einer sehr frühen Phase mit innovativen Anbietern in den Dialog zu treten. Hierfür können innovative KMU und Startups ihre Lösungen zu den Challenges auf der Plattform einreichen.
Auf den Punkt gebracht – Innovationen von und mit Lieferanten erschließen
In seinem mitreißenden Impulsvortrag hat es Prof. Dr. Michael Essig von der Universität der Bundeswehr auf den Punkt gebracht. Denn die Fragen, auf die es ankommt, sind, ob wir überhaupt Bieter kriegen, und ob es dann auch die besten und innovativsten Bieter sind. Und noch wichtiger vor allem die Frage: WIE kriegen wir sie? Dabei spielt er auf die überlangen Leistungsbeschreibungen und Unterlagen an, die viele potenzielle Bieter zum Aufgeben bringen. Auf die Verhältnismäßigkeiten kommt es hierbei an. Je nach Beschaffungsgut ist weniger mehr, um Wettbewerb herzustellen.
Innovative Beschaffung gelingt nur mit innovativen Lieferanten. Es gibt sogar Unternehmen, die sich darauf spezialisiert haben, Lösungen für den öffentlichen Sektor zu entwickeln, sogenannte GovTech-Firmen. Informieren lohnt sich. Und der regelmäßige Besuch des Marktplatzes der Innovationen auf dem KOINNOvationsplatz bietet Ihnen immer wieder neue Inspirationen. Beschaffung ist viel mehr als die reine Vergabe. Die Musik spielt vor allen Dingen davor in den Phasen des Bedarfsmanagements und der Markterkundung. Die Phase der Markterkundung ist der Schlüssel zur Beschaffung innovativer Produkte und Dienstleistungen. Hier entstehen Innovationen und es wird die Frage gestellt, wo es Innovationen für meinen Bedarf am Markt gibt.
Märkte initiativ öffnen ist das Ziel
Markterkundung ist nicht dafür da den Markt zu begrenzen, sondern erst einmal zu öffnen und zu schauen, was es insgesamt an Marktpotenzialen gibt. Wichtig ist es, am Ende möglichst drei wertungsfähige Angebote zu haben. Ein zusätzlicher großer Pluspunkt der Markterkundung ist, das sehr wenig geregelt ist. Hier haben öffentliche Auftraggeber große Freiheiten.
Jedoch wichtig: Dokumentieren, dokumentieren, dokumentieren! Es sollte immer nachvollziehbar sein, wie der Markt erkundet wurde, was das Alleinstellungsmerkmal des Anbieters bzw. des Produktes oder der Dienstleistung ist, welches man haben möchte.
Wir haben in der Veranstaltung auch darüber gesprochen, dass es zwei Formen von Markterkundung gibt. Im Rahmen einer reaktiven Markterkundung wird der Bedarf definiert und konkretisiert. In der Folge bleiben die Auftraggeber in einer eher passiven Rolle und warten ab, wer sich meldet.
Ganz anders agieren die Auftraggeber bei einer initiativen Markterkundung. Sie agieren wie ein „Innovations-Scout“, erkennen Trends, lassen sich inspirieren, führen proaktiv Gespräche und das alles, bevor der Bedarf konkretisiert wird. Diese Art der Markterkundung ist im öffentlichen Sektor neu. Und genau dort setzt der KOINNOvationsplatz an. Die Plattform bietet eine rechtskonforme und unbürokratische Markterkundung. Die Kommunikation mit Bietern wird ebenso ermöglicht wie die Kommunikation in den Markt hinein.
Fazit: Es gibt nicht DIE eine Markterkundung, sondern einen potenziellen Instrumentenkasten. Nicht nur die Wirtschaftlichkeit des Produkts ist wichtig, sondern auch die des Verfahrens. Ressourcen für operative gleichbleibende Aufgaben können gut automatisiert werden, damit eben mehr Ressourcen für strategische Themen und Markterkundung verwendet werden können. Wie dies gelingen kann und warum hierbei eine mit der Hausleitung abstimmte Einkaufsstrategie wichtig ist, erläutert das KOINNO-Team gerne in bilateralen kostenfreien Beratungsgesprächen in Ihren Häusern.
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Bilder: Mireille Bart, BME