Wissen ist eine wertvolle Ressource. Dabei ist es eine entscheidende Herausforderung für Organisationen, das vorhandene und zukünftige Wissen festzuhalten und zugänglich zu machen. Eine häufige Hürde für die Zusammenarbeit innerhalb von Abteilungen sind auch Unklarheiten über Ziele, Strukturen, Abläufe, Zuständigkeiten und Prozesse. Ein geeignetes Instrument zur Schaffung von Transparenz innerhalb von öffentlichen Beschaffungsabteilungen ist das Einkaufs- bzw. Beschaffungshandbuch.
Das Wissen über interne Strukturen und Abläufe kann Effizienzvorteile bringen
Bei immer komplexeren internen Strukturen und Abläufen kann leicht der Überblick verloren gehen und Fehler passieren. Dementsprechend ist ein internes Wissensmanagement heutzutage von zentraler Bedeutung, um Unsicherheiten abzubauen und Klarheit zu schaffen. Dazu muss das vorhandene Wissen erfasst und immer wieder aktualisiert werden. Die Form kann sehr unterschiedlich sein, wobei oftmals die Erfassung in Datenbanken gemeint ist. Wenn es allerdings um die Erfassung von Zielen, Strukturen, Abläufen, Aufgaben und ähnliche Aspekte geht, dann ist die Erstellung eines Handbuchs zielführender.
„Ein Einkaufshandbuch kann als internes Wissensdokument für alle Beschaffungsmitarbeiter dienen und hilft dabei, dass alle nach denselben Prozessen und Regeln arbeiten. Es erhöht die Transparenz und dient als Nachschlagewerk für neue Mitarbeiter oder im Vertretungsfall,“ Judith Richard, Projektmanagerin KOINNO.
Das Einkaufshandbuch schafft Transparenz und Klarheit nach innen
Handbücher sind ein Mittel der bürokratischen Steuerung von Organisationen, in denen formale Strukturen und innerbetriebliche Abläufe dokumentiert sind. Sie geben somit einen Handlungsrahmen wieder, der verbindlich ist. Ein solches Instrument wird immer dann eingesetzt, wenn eine hohe Intransparenz und Unklarheit innerhalb von Abteilungen herrscht. Es ist also ein Hilfsmittel, um die interne Zusammenarbeit zu fördern und zu unterstützen, aber auch neuen Mitarbeitern beim Verstehen der Strukturen und Abläufe zu helfen.
Im Einkaufshandbuch sollten strategische und prozessuale Aspekte enthalten sein
Diese Vorteile können auch in der öffentlichen Beschaffung in Form eines sog. Einkaufshandbuchs (→ Mehr dazu in der KOINNO-Toolbox) genutzt werden. Hier sollten dann entsprechend alle Aspekte einfließen, die die Ziele der Beschaffung, die Beschaffungsstrategie (→ Mehr dazu in der KOINNO-Toolbox) , den Beschaffungsprozess und die Zuständigkeiten bzw. Aufgaben betreffen. Je nach Kontext und Fragestellung können aber auch noch weitere Punkte wie bspw. Einkaufskennzahlen aufgenommen werden.
In der KOINNO-Toolbox findet sich ein Muster, wie ein solches Handbuch aussehen könnte, welche Aspekte beachtet werden können und wie die Herangehensweise zur Erstellung aussehen könnte (→ Muster für ein Einkaufshandbuch).
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