Laut Schätzung der Universität der Bundeswehr geben öffentliche Institutionen rund 350 Mrd. Euro jährlich für Produkte, Dienstleistungen, Baumaßnahmen und andere Bedarfe aus. Ein Großteil davon ─ nämlich zirka 65 Mrd. Euro (18,65 Prozent) ─  werden auf kommunaler Ebene ausgegeben, während es auf Länderebene mit 26,5 Mrd. Euro deutlich weniger ist.

Das Beschaffungsvolumen lässt sich durch Bündelung der Bedarfe noch effektiver einsetzen

Bei diesen Volumina kann eine Bündelung bestimmter Bedarfe bzw. Warengruppen (sog. Bedarfsbündelung) zwischen zwei oder mehreren Organisationen zwecks gemeinsamer Beschaffung sinnvoll sein. Je nach Kontext können die Vorteile mehr oder weniger stark zum Tragen kommen.

Die Bündelung von Bedarfen kann Kosten reduzieren

Ein besonders großer Vorteil ist, dass das Risiko zu gleichen Teilen auf die Schultern aller Beteiligten verteilt werden kann. Je riskanter die gemeinsame Beschaffung ist, desto relevanter kann dies sein. Aber selbst bei risikoarmen Beschaffungen bzw. Warengruppen können durch größere Mengen bessere Einkaufspreise und damit Kostenvorteile realisiert werden. Zudem profitieren alle durch das breitere Fachwissen, welches im Laufe des Beschaffungsprozesses angeeignet wird.

Trotz aller Vorteile, ist es jedoch nicht von der Hand zu weisen, dass sich Bedarfsbündelungen – unabhängig davon, ob sie innerhalb oder außerhalb der eigenen Organisation angestrebt werden – oft kompliziert, aufwändig und zeitintensiv gestalten.

Die Ausgestaltungsmöglichkeiten sind vielfältig

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Bedarfe zu bündeln. Ein wesentlicher Unterschied ist die Bündelung zwischen Verwaltungseinheiten einer Dachorganisation und der zwischen mehreren unabhängigen Organisationen. Ein Beispiel für ersteres ist die Bündelung der Bedarfe innerhalb der Evangelisch-Lutherischen Kirche in Norddeutschland (Nordkirche). In einem Projekt 2009 wurde eine Einkaufsgemeinschaft auf Ebene des Nordkirchenverbundes ins Leben gerufen, das zum Ziel hatte, gewisse Bedarfe zu bündeln, aber gleichzeitig die Selbstständigkeit der Kirchengemeinden und kirchlichen Einrichtungen zu erhalten. Die Teilnahme an dieser Gemeinschaft war freiwillig und sobald die Teilnahme gewünscht war, übernahm die zentrale Beschaffungsstelle alle weiteren Aktivitäten.

Es gibt ferner Beispiele dafür, wie Bedarfe auf kommunaler bzw. regionaler Ebene gebündelt werden können. So hat der Kreis Groß-Gerau und 14 kreisangehörige Städte und Gemeinden 2017 auf Basis einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung das Kommunale Vergabezentrum (KVZ) ins Leben gerufen. Es wird gemeinschaftlich finanziert und dient vorrangig dazu, die beteiligten Kommunen bei den teilweise sehr kleinteiligen Beschaffungen zu entlasten. Ein anderes Beispiel ist die Bündelung der (Winter-)Salzausschreibungen auf Landesebene in Baden-Württemberg. Hier beschränkt sich die Kooperation auf eine Warengruppe, nämlich das (Streu)Salz. Mit der Einkaufsgemeinschaft Kommunaler Verwaltungen e.G. im deutschen Städtetag (EKV) wurde ein geeigneter zentraler Partner gefunden, der die Ausschreibung von über 50 teilnehmenden Städten koordinierte und durchführte.

Erfahren Sie mehr zur Bedarfsbündelung auf dem Tag der öffentlichen Auftraggeber

Am Tag der Öffentlichen Auftraggeber 2019 am 19. Februar 2019 wird dieses Thema in den Mittelpunkt der Diskussion gerückt und weitere praktische Beispiele werden vorgestellt. Seien Sie auch dabei, wenn die Preisträger des Awards „Innovation schafft Vorsprung“ ausgezeichnet werden und lassen Sie sich inspirieren!